Le procès-verbal d’association

Le procès-verbal d’association : de quoi s’agit-il ?

Prévu de manière quasi systématiques dans les statuts, le procès-verbal  d’association est un document qui enregistre par écrit les décisions prises au cours d’une assemblée générale.  

Il est destiné à donner une image fidèle de cette assemblée générale et de son déroulement. Tout en étant un outil destiné à prouver la régularité des décisions prises, le procès-verbal permet également de :

• Informer les membres de l’association absents :
• Garder une trace des sujets traités ;
• Planifier l’évolution de l’association ;
• Organiser la gestion de la structure associative ;
• Fixer les besoins et prévoir les actions de l’association.  

Le procès-verbal d’association est-il obligatoire ?

À l’exception de certaines formes d’associations, la loi de 1901 relative au contrat d’association n’impose ni d’organiser des assemblées générales ni d’en dresser procès-verbal. D’ailleurs, aucune sanction n’est prévue en l’absence de procès-verbal.

Cependant, le procès-verbal d’association devient obligatoire si les statuts ou le règlement intérieur le prévoient. Même si ce n’est pas le cas, la rédaction d’un procès-verbal relève indéniablement des bonnes pratiques de gestion d’une association.

Bon à savoir : la rédaction de procès-verbal est obligatoire pour les associations reconnues d’utilité publique (ARUP) et pour celles bénéficiant de subventions publiques.

Quand rédiger un procès-verbal d’association ?

Qui dit procès-verbal d’association dit assemblée générale. En effet, un procès-verbal doit être établi à chaque assemblée générale afin d’en garantir la sécurité juridique.

Il peut s’agir d’une :

• Assemblée générale constitutive : avec comme objet la constitution de l’association, elle permet de nommer les dirigeants de l’association et d’adopter les statuts.  
• Assemblée Générale Ordinaire : destinée à prendre les décisions de gestion courante de l’association (admission de membres, fixation du montant des cotisation…), elle a lieu au moins une fois par an ;
• Assemblée Générale Extraordinaire : elle est organisée quand doivent être prises des décisions touchant à l’organisation de l’association (modification des statuts, changement de siège social, dissolution…).

Qui rédige le procès-verbal d’association ?

Pour déterminer qui rédige le procès-verbal d’association, il faut à nouveau se référer aux statuts ou au règlement intérieur. Quand rien n’y est mentionné, l'assemblée générale doit élire le président et le secrétaire de séance, dont les identités devront être mentionnées dans le procès-verbal.  

Qu’il soit établi en version papier ou par voie électronique, le PV d’assemblée générale doit être rempli de manière claire, sans rature ou surcharge. Il peut s’agir d’un registre ou de feuillets numérotés pour assurer que le document est entier.

Les mentions obligatoires du procès-verbal d’association

Rédiger un procès-verbal d’association implique d’y reprendre les mentions exigées par les statuts ou le règlement intérieur. Cela se comprend aisément par le fait que l’objectif est faire preuve de la réalité et de la régularité de l’assemblée générale et de ses décisions.

Le plus souvent, le procès-verbal d’association doit contenir les indications suivantes :

• Dénomination et adresse du siège social ;
• Date, heure et lieu de l’assemblée générale ;
• Nature de l’assemblée générale (assemblée générale ordinaire ou extraordinaire)
• Identités du président et du secrétaire de l’assemblée avec vote si rien n’est prévu dans le  statuts ;
• Le nom du rédacteur du PV ;
• Ordre du jour communiqué aux membres.  
• Documents formels envoyés aux membres (rapport d’activité, rapport moral, rapport financier…) ainsi que ceux appuyant les débats ;
• Mention du mode de convocation des membres de l’association avec date d’envoi
• Identités des membres présents en se basant sur la feuille de présence émargée et indication de leurs fonctions  au sein de l’association ;
• Identités des membres représentés avec indication de leurs fonctions et du nom du mandataire ;
• Respect du quorum quand il est prévu par les statuts ;
• Résumé des discussions pour chaque point abordé ainsi que des incidents survenus ;
• Décisions soumises au vote avec indication des résultats pour chaque point mis au vote (résolution mise au vote, nombre de membres présents ou représentés, nombre de votes exprimés POUR ou CONTRE, nombre d’abstentions, rejet ou adoption  de la résolution)
• Heure de fin de l’assemblée générale

• Identités des signataires du procès-verbal et leurs signatures.

L’objectif n’est pas de retranscrire l’intégralité des échanges, mais de donner une image fidèle des éléments les plus importants des discussions ainsi que des délibération et votes.  

Approbation et signature du procès-verbal d’association

Lorsque les statuts l’imposent, le procès-verbal d’association doit être approuvé par l’assemblée générale suivante. Il importe que ce point figure à l’ordre du jour de cette réunion.

Au choix, le document peut être transmis avec la convocation ou lu en séance avant d’être soumis au vote.

Cette pratique étant relativement lourde, de nombreux statuts indiquent que c’est le conseil d’administration qui est compétent pour valider le procès-verbal d’association. Ce sont donc à nouveau les statuts  qu’il faut consulter sur ce point.

La signature du procès-verbal d'assemblée générale d'association est impérative. Ce sont encore les statuts qu’il faut consulter pour savoir qui doit signer. Il s’agit le plus souvent du président de l'association et du secrétaire de l'assemblée. En apposant leurs signatures, ils s’engagent sur la véracité du contenu consigné dans le PV.  

En ce qui concerne les associations reconnues d’utilité publique, ce sont obligatoirement le président et le secrétaire désignés de l’association qui signent le procès-verbal d’assemblée générale. Lorsqu’un signataire est empêché, Les juridictions admettent que le  procès-verbal soit signé par un représentant de même niveau dans l’association (vice-président, trésorier).

Notons que rien n’empêche que d’autres dirigeants de l’association signent en qualité de témoins.

Quelle est la valeur juridique d’un procès-verbal d’association ?

Contrairement au compte-rendu qui n’a qu’une vocation informative, le procès-verbal d’assemblée générale est recouvert d’une force probatoire.  

En effet, dans la mesure où il a été établi conformément aux statuts ou au règlement intérieur, le procès-verbal d’association s’impose aux membres de l’association. À l’égard des tiers, une formalité de publicité peut être exigée notamment pour les déclarations modificatives.

En cas de litige ou de contestation ultérieure, le procès-verbal d’association fait preuve à condition de répondre aux conditions suivantes :

• Être rédigé de manière complète, claire et compréhensible ;
• Reprendre les mentions obligatoires ;
• Dressé sur des feuillets numérotés ;
• Être signé par les personnes habilitées.

À défaut de répondre à ces conditions, le procès-verbal pourra faire l’objet de contestations et sera susceptible d’être annulé.  

Les risques d’annulation du procès-verbal d’association

De plus, l’annulation d’un procès-verbal d’association peut entraîner l’annulation de l’assemblée générale en ce compris les décisions prises. La jurisprudence montre que l’annulation d’une assemblée générale est ouverte quand les irrégularités constatées sont expressément sanctionnées de nullité par les statuts ou ont une incidence sur le déroulement et la sincérité des délibérations.

C’est notamment le cas quand :

• L’assemblée générale n’a pas été convoquée dans les formes et délais fixés par les statuts ;

• Les membres de l’association n’ont pas été informés de l’ordre du jour ;
• Une décision a été adoptée par l’assemblée générale en violation du quorum prévu par les statuts (nombre minimum de membres devant être présents ou représentés au vote) ;
• Le procès-verbal n’a pas été signé par le président et le secrétaire de l’assemblée générale.

Comment conserver le procès-verbal d’association ?

Fidèle à la grande liberté d’organisation qu’elle accorde aux associations, la loi de 1901 n’impose aucune obligation générale de conservation des procès-verbaux d’association.  

Cependant, les statuts ou le règlement intérieur peuvent imposer l’utilisation d’un registre des délibérations pour les assemblées générales. C’est le cas des associations reconnues d’utilité publique.

Obligation ou non, la tenue d’un registre des délibérations est une pratique utile car elle permet de justifier les décisions prises et de prouver leur régularité. Quand il n’est pas obligatoire, le registre peut consister en un simple classeur à feuillets mobiles ou en une solution d’archivage électronique telle que proposée par Axiocap.

Dans une optique de sécurité juridique, il est conseillé de conserver et classer également les convocations, les feuilles de présences émargées, les bulletins de vote.

Bon à savoir : il ne faut pas confondre le registre des délibérations avec le registre spécial des associations. Ce dernier était obligatoire jusqu’en 2015 et visait à conserver les modifications importantes apportées au fonctionnement de l’association.  

Faut-il communiquer le procès-verbal d’association ?

Sauf si les règles statutaires le prévoient, il n’y a pas d’obligation à transmettre une copie du procès-verbal d’association aux membres de l’association. Dans la pratique, les adhérents sont souvent autorisés à le consulter au siège de l’association et à en demander une copie. Certaines associations le diffusent également en ligne sur leur site internet, parfois  dans un espace réservé aux adhérents.

Il existe cependant une obligation de publicité. En effet, la loi de 1901 exige un dépôt auprès de la préfecture afin de rendre opposable aux tiers un procès-verbal relatif à :

• Une modification du nom ou de l’objet de l’association
• Un transfert du siège social ;
• Une modification des statuts ;
• Un changement du lieu d’activité ;
• Un transfert de propriété d’un bien immobilier destiné à l’activité ou à la gestion de l’association
• Une nomination de nouveaux dirigeants.

C’est ainsi qu’un procès-verbal portant sur l’approbation des comptes annuels, la nomination d’un commissaire ou compte ou encore sur le budget de l’année suivante ne doit pas être communiqué à la préfecture, alors qu’un changement de président ou de statuts doit l’être.

L’organisme bancaire peut également exiger le procès-verbal d’association modifiant les personnes autorisées à assurer la gestion des comptes bancaires.