Axiocap est une plateforme SaaS de mise à disposition d’une solution informatique répondant aux exigences du décret n°2018-1226 du 24 décembre 2018 concernant la dématérialisation des titres et du registre de mouvements de titres (RMT), et du décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 concernant la dématérialisation des procès-verbaux et des registres des assemblées.
La solution Axiocap est en conformité avec la législation en vigueur.
Nos équipes opèrent des veilles juridiques quotidiennement.
Les fonctionnalités proposées par Axiocap concernent :
Toutes les sociétés civiles :
• La société civile immobilière (SCI)
• La société civile d’attribution (SCIA)
• La société civile professionnelle (SCP)
• La société civile de construction vente (SCCV)
• La société civile de moyens (SCM)
Toutes les sociétés commerciales :
• Société anonyme (SA)
• Société par actions simplifiée (SAS)
• Société par actions simplifiées unipersonnelle (SASU)
• Sociétés en nom collectif (SNC)
• Sociétés en commandite simple ou par actions (SCS ou SCA)
• Sociétés (ou entreprise unipersonnelle) à responsabilité limitée (SARL ou EURL)
Ainsi que les sociétés d'exercice libéral et les associations.
Vous pouvez joindre nos experts au pôle support à tout moment via mail, ou par téléphone de 9h à 12h et de 14h à 17h du lundi au vendredi.
Toutes les coordonnées sont accessibles depuis votre compte client sur la plateforme Axiocap.
Si vous souhaitez quitter la solution, il suffit de nous adresser votre demande par mail à support@axiocap.com
La solution permet la création automatique de :
• Registre de mouvement de titres,
• Registres de tous types d’assemblées délibérantes,
• Comptes d’actionnaires,
• Ordres de mouvement,
• Attestation de mouvement de titres,
• Cerfa 2759-SD,
• Kbis.
La cote, c'est à dire le numérotage des feuillets, prévient la suppression et l'intercalation.
Quant au paraphe, il rend la substitution difficile.
Le certificat constatant l'inscription du livre sur le registre tenu donne date certaine à l'accomplissement de toutes formalités.
Le greffe de commerce est mieux à même d'apprécier si le registre doit ou non être paraphé en raison de sa pratique du texte sur les sociétés ;
D'autre part, les registres d'assemblée ou conseil sont très généralement présentés au greffe de commerce, dans la mesure où les commerçants et sociétés commerciales peuvent déjà y présenter leurs livres comptables. La démarche peut donc être simultanée ;
Enfin, les greffes de commerce ont dû depuis la réforme de 1983 s'équiper pour assurer un service rapide du paraphe de tous les registres d'entreprise.
La dématérialisation permet indéniablement un gain de temps et d’argent avec une gestion facile et automatisée, une sécurisation des données, un stockage optimal (exemple : usage d’un coffre-fort numérique très sécurisé).
Par ailleurs, elle constitue un outil collaboratif permettant également une simplification des métiers.
La dématérialisation s’inscrit aussi dans une dimension écologique. En effet, l’usage de la dématérialisation participe à réduire l’utilisation du papier, les déplacements induits par les démarches juridiques ainsi que l’espace demandé pour leur stockage.
Le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 a créé le cadre légal du registre dématérialisé. Ce décret a actualisé les articles du Code de commerce relatifs aux registres. Ces derniers peuvent désormais être tenus « sous forme électronique ».
Tous les registres prévus par le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 sont supportés par la solution. Le nombre de création de registres est illimité.
Le nombre d’actionnaires est illimité.
Le nombre de mouvement est illimité.
Concernant les développements techniques spécifiques et les développements de marques blanches, tout est envisageable, en concertation avec nos équipes techniques.
Oui, Axiocap propose d'ailleurs un service sur-mesure qui vous permet de dématérialiser avec copie conforme aux originaux papiers tous vos registres existants.
La Solution dispose d’un coffre-fort numérique sécurisé certifié eDocGroup, conformément aux Règles de certification NF Logiciel et à la norme ISO/CEI 25051 : 2014.
Ce coffre-fort numérique est conforme aux exigences spécifiques concernant les Composants Coffre-Fort Numérique (CCFN) de la partie 10 des règles de certification NF Logiciel.
La solution Axiocap et les données qui y sont enregistrées sont stockées en France et UE, sur des serveurs basés en France Métropolitaine, auprès de prestataires français (OVH et Orange).
Les données inscrites sur blockchain sont cryptées et seules les personnes habilitées chez Axiocap peuvent y accéder.
Vous avez la possibilité, à tout moment, d’exporter vos données sous différents formats selon votre souhait (CSV, PDF, SQL...). Tout est organisé contractuellement : si vous souhaitez nous quitter, quelle qu’en soit la cause, vous pourrez récupérer vos données en format PDF et/ou CSV. Celles-ci seront ensuite supprimées des serveurs Axiocap.
Axiocap applique les principes clefs du RGPD. Ainsi, la réversibilité des données peut être effectuée par suite d'une demande formulée par le client et transmise à l'équipe Support. Toutes les données des sociétés concernées sont alors restituées sous un format exploitable et transmises au client.
Les registres légaux évoqués peuvent être tenus et les procès-verbaux établis sous forme électronique. Dans ce cas, comme le prévoit le code de commerce, les procès-verbaux sont signés au moyen d'une signature électronique qui respecte au moins les exigences relatives à une signature électronique avancée prévues par l'article 26 du règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur. Les procès-verbaux sont datés de façon électronique par un moyen d'horodatage offrant toute garantie de preuve.
La solution proposée par Axiocap répond aux exigences ci-dessus évoquées avec une haute garantie de la sécurisation des données.
La copie fiable, conformément à l’article 1379 du code civil, a la même force probante qu’un original, s’il respecte des conditions d’horodatage conformes au règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur.Ces copies doivent être conservées “dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu” (Dec. n°2016-1673 du 5 décembre 2016, Art. 4), condition respectée grâce à l’utilisation d’un horodatage qualifié.
Axiocap propose donc un procédé d’horodatage conforme à eIDAS, par le biais de son coffre-fort numérique (CCFN), et de l’utilisation de la signature électronique avancée.
Si les originaux ont été horodatés et sont conservés dans un environnement sécurisé, vous pouvez les supprimer et passer sur des copies numériques.
En effet, l’article 1379 dispose que “Si l'original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée.” A contrario, donc, s’il ne subsiste pas, il n’a pas à être présenté.
Axiocap propose une solution qui ne requiert plus la côte et le paraphe. En outre, pour renforcer la sécurité juridique, Infogreffe intègre à ce service sa côte et son paraphe.
Le service migration proposé par Axiocap permet une reprise de l’entièreté de l’historique de mouvements et des registres, de façon fidèle à la version papier.
La blockchain est désormais une technologie testée et éprouvée dans l’inscription, l’émission, et la transmission de titres financiers. Réputée infalsifiable, l’article L211-3 du CMF a permis l’inscription des titres financiers dans un DEEP (Dispositif Électronique d’Enregistrement Partagé, “blockchain” en anglais), qui a la même valeur juridique qu’une inscription en compte.
La blockchain choisie par Axiocap est une blockchain privée. En savoir plus ici.
Chaque transaction se voit attribuer une identification électronique dit « hash cryptographique ». C’est cette suite alphanumérique qui confère à la transaction une preuve opposable en justice.
De façon générale les sociétés ont un 1 seul registre pour tenir la comptabilité des titres.
Toutefois, certaines sociétés ou gestionnaires de titres ont comme usage de tenir des registres distincts en fonction de la nature des titres (actions, obligations, bons, etc).
La solution Axiocap permet les deux options. C’est l’utilisateur qui choisit comment il souhaite organiser la tenue de sa comptabilité des titres.
Si vous avez fait une erreur en effectuant un mouvement de titre, et que celui-ci n’est pas encore ancré en blockchain, vous pouvez le modifier ou l’annuler.
Si le mouvement est déjà ancré en blockchain, il suffit d’effectuer un mouvement “d’annulation”, lui aussi ancré en blockchain, qui annulera l’erreur de mouvement. Vous pourrez ensuite réaliser un nouveau mouvement.
Le DEEP peut être défini comme « une technologie informatique innovante qui permet à des participants d'un réseau de valider par consensus des échanges et des transactions entre plusieurs participants sans faire intervenir d'organe central ».
La blockchain est un mode d'enregistrement de données produites en continu, sous forme de blocs liés les uns aux autres dans l'ordre chronologique de leur validation, chacun des blocs et leur séquence étant protégés contre toute modification (Voir Code monétaire et financier : art. L.54-10-1 et svts, art L.211-3 et svts et L.223-12, R211-9-7).
Il faut savoir qu’avec le DEEP, il est fait application de la technologie Blockchain.
Cette responsabilité revient au mandataire social ou juridique.
Oui, les mouvements doivent être inscrits dans le Dispositif Électronique d’Enregistrement Partagé (DEEP) - plus communément appelé “blockchain”.
Lorsque le mouvement est validé, il est « pré-ancré » par défaut. Il est alors en état de brouillon. Il est donc possible de le modifier directement. Concernant un mouvement ancré en blockchain, il suffit de faire le mouvement inverse avec la mention « annulation » pour remettre les comptes dans leur état initial.
Les mouvements ancrés en blockchain sont par essence inaltérables. Concernant les mouvements non ancrés, ou les registres qui dépendent du décret n°2019-1118, nous effectuons des backups des données toutes les 12 heures (à midi et à minuit). Ce serveur est également répliqué une fois.
Que ce soit une assemblée en entreprise ou pour une association, le processus est généralement le même.
Il se découpe en 3 étapes :
• Convocation des participants ;
• Déroulement de l’assemblée ;
• Rédaction du procès-verbal.
Ce cheminement est le plus classique, mais certaines dispositions statutaires peuvent en décider autrement.
La solution proposée par Axiocap vous permet de tenir en toute sécurité et conformément à la législation applicable vos assemblées en ligne.
Les procurations pourront être gérées avant la tenue de l’assemblée. L’associé ayant procuration recevra le lien de vote, et pourra voter à la place de l’associé absent. Une signature électronique de l'associé donnant procuration sera apposée sur un formulaire de procuration généré de manière automatique sur Axiocap.
La solution Axiocap peut donner accès à des statistiques (personnes présentes, nombre de voix atteint...). Mais ne prendra pas de décision sur la validité du vote, ceci restant à la charge du mandataire de la société.
Nous vous invitons à consulter les dispositions légales propres à chaque forme sociale et à regarder si des dispositions sont prises dans vos statuts.
Pour en savoir plus, vous pouvez vous référer à nos synthèses juridiques sur la convocation électronique et le vote en ligne.
Si la loi impose une prévision statutaire pour dématérialiser la tenue de vos assemblées, il faudra alors envisager de modifier vos statuts en ce sens. Vous aurez également à recueillir le consentement préalable des associés/actionnaires dans certaines sociétés.
Petite astuce : Songez à inclure une clause statutaire prévoyant la dématérialisation de vos assemblées/réunions lorsque vous effectuez déjà une modification statutaire pour un autre motif. De cette façon, vous n’aurez pas à effectuer deux modifications statutaires distinctes.
Le module Assemblées en ligne convient pour les associations de la loi de 1901, les associations syndicales libres (ASL) et les syndicats professionnels.
Toutefois, il est de la responsabilité de l’entité de s’assurer que la tenue d’assemblées en ligne est autorisée pour la forme à laquelle elle appartient et de bien vérifier ses statuts.
Les votes basés sur le principe 1 homme = 1 voix avec une pondération par collège peuvent être gérés sur le module Assemblées en ligne. La pondération devra soit, être indiquée dès le départ avec un calcul des droits de vote par participant prenant en compte la pondération du collège auquel il appartient soit, être retraitée à la fin.
L’actionnaire peut à tout moment changer sa déclaration de présence en réouvrant la convocation tant que le vote n’a pas débuté, il pourra ainsi encore donner pouvoir.
De son côté, l’administrateur de la réunion pourra également indiquer lui-même que l’actionnaire est absent et si l’actionnaire en a fait la demande, un représentant pourra être ajouté par l’administrateur pour voter en son nom.
Le module Assemblées en ligne est conçu pour gérer en ligne une assemblée ou réunion de A à Z. Ainsi, un outil de rédaction du projet est intégré dans le module pour permettre de rédiger son document directement sur Axiocap. Il n’est donc pas possible d’intégrer de document PDF sur lequel le vote sera effectué.
Les pièces jointes à la convocation devront être déposées au format PDF.
Les convocations envoyées par email simple sont gratuites.Les convocations envoyées par ERE (Envoi recommandé électronique) et LRE (Lettre recommandée électronique) nécessitent l’achat de crédits car nous avons intégré AR24 à notre solution.
AR24 est un prestataire certifié de référence dans le domaine des envois dématérialisés qui vous garantit l’obtention de preuves légales pour chaque envoi dématérialisé.
Si vous souhaitez envoyer des convocations par ERE, vous pourrez configurer votre compte sans délai et envoyer vos convocations.
Si vous souhaitez envoyer des convocations par LRE, il vous faudra prévoir la réception d’un courrier postal d’authentification comportant une clé à saisir sur l’interface Axiocap pour terminer la configuration.
La conservation des données est assurée durant toute la durée de la relation contractuelle à l’exception des preuve légales qui sont conservées à durée indéterminée (ancrage en blockchain et horodatage des registres de décisions). Les données sont hébergées sur un cloud souverain européen.
Le module Assemblées peut être entièrement traduit en anglais du côté de l’administrateur (celui qui prépare et gère la réunion) et des participants à la réunion.
