La période fiscale est un moment stressant de l’année pour les entreprises et les cabinets d’expertise comptable. C’est la période des journées de travail qui finissent tard et où toutes les deadlines approchent. Alors comment préparer cette période fiscale quand on est un cabinet d’expertise comptable ? Une entreprise ? Quels sont les enjeux ? Quelles sont les étapes et les délais à respecter ? Quelles méthodes pourraient permettre de faciliter ces démarches ? On vous dit tout...
Les entreprises fonctionnent sur une année (que l’on appelle aussi “exercice social”) budgétaire. Elle peut correspondre à l’année civile, mais ce n’est pas obligatoirement le cas. Cela reste toutefois un cas majoritaire.
C’est pendant les trois premiers mois de l’exercice N+1 qu’il faudra envoyer toutes ses déclarations de l’année N à l’administration fiscale. Ce travail est évidemment à cumuler avec le travail habituel, ce qui rend cette période particulièrement chargée, notamment pour les experts-comptables.
Les déclarations à envoyer à l’administration fiscale sont diverses et dépendent des sociétés ainsi que de leurs formes. Les déclarations principales sont les suivantes :
En outre, les sociétés devront déposer leur liasse fiscale, qui correspond aux comptes annuels de l’entreprise. C’est une étape obligatoire pour toutes les sociétés, qu’elles soient soumises à l’impôt sur les sociétés (IS) ou à l’impôt sur le revenu (IR). Seuls les auto-entrepreneurs en sont exonérés. La liasse fiscale contient :
Vous l’aurez compris, cette période contient de nombreux enjeux.
Notamment, celui du suivi des dossiers clients. Un expert-comptable devra, pendant la période comptable, relancer (souvent plus d’une fois) tous ses clients afin d’obtenir les documents nécessaires, propres à chaque entreprise. Avec le nombre de clients que possède un cabinet comptable, il sera nécessaire d’assurer un suivi des dossiers clients rigoureux afin de bien connaître l’entreprise, les documents qu’elle a à fournir et suivre les documents qui ont déjà été envoyés ainsi que ceux qui ne l’ont pas été.
Le rôle de l’expert-comptable va malgré tout au-delà de la simple relance, puisqu’il sera également chargé d’accompagner ses clients dans cette période qui suscitera beaucoup de questions de leur côté, auxquelles l’expert-comptable devra répondre. Il devra pour cela maintenir une certaine disponibilité vis-à-vis de ses clients.
Un enjeu sous-estimé de la période comptable est celle du manque d’efficacité dû à un défaut de connaissances des différents collaborateurs. Il sera nécessaire d’anticiper cela en faisant une mise à jour sur les différentes normes et nouveautés de l’année à venir, afin d’aborder cette période avec sérénité et efficacité. Cette préparation permettra de ne pas perdre de temps à faire des recherches en plein cœur de la période fiscale.
Les étapes et délais divergent en fonction de la nature de la société dont il est question. Afin d’en connaître les détails, il est possible de consulter le calendrier fiscal officiel du gouvernement.
Toutefois, certaines dates sont particulièrement importantes :
Bien que ce soit une période intense pour les entreprises, et plus encore pour les cabinets d’experts-comptables, il existe des moyens d’en anticiper et préparer la gestion, de façon à la rendre la plus efficace possible.
Leçons à tirer des années précédentes
Certains clients seront particulièrement difficiles et ne réagiront pas toujours à temps. Les périodes fiscales précédentes vous auront permis de les identifier. Vous savez désormais qu’il sera nécessaire de relancer ces clients plus souvent que les autres.
En outre, les exercices précédents vous permettront de reconnaître les lacunes liées à votre organisation interne, ainsi que d’imaginer une solution pour ne pas reproduire vos propres erreurs.
Pré-clôture sur des dossiers importants
Afin d’anticiper les problèmes à venir, certaines opérations peuvent être clôturées avant la fin de l’exercice. C’est par exemple le cas des circularisations, des virements internes ou du solde des comptes transitoires.
Tableau Kanban
Il permet de mettre un visuel sur vos tâches à faire, en cours et terminées. Les dossiers sont matérialisés par des post-it de couleurs à déplacer sur le tableau en fonction de leur avancée. Il permettra même de développer l’esprit d’initiative, puisqu’il rendra visible aux yeux de tous les collaborateurs les dossiers qui semblent rester en statut quo, laissant alors la possibilité à chacun de s’en saisir.
Le diagramme de Gantt
C’est une méthode de planification permettant de visualiser ses tâches à venir dans le temps à l’aide d’un graphe représentant l’avancée des projets. Il permet de visualiser à la fois les différentes tâches / dossiers en cours ou à venir, leurs dates de début et de fin, et les éventuels chevauchements. Ces tâches dans leur ensemble font partie intégrante d’un projet dont les dates de début et de fin sont également visibles.
À noter : le rétroplanning est une méthode de planification consistant à construire son plan en partant de la date butoir. Le rendu visuel est relativement similaire à celui du diagramme de Gantt.
Anticiper et prévenir ses clients à l’avance
Afin de soulager le travail de leurs experts-comptables, les entreprises peuvent prendre l’initiative de se renseigner sur les documents à rendre, ainsi que leur date butoir pour les préparer.
De leur côté, les experts-comptables savent que beaucoup d’entreprises ont besoin de leurs conseils avisés afin de se préparer à cette période et fournir les documents en temps et en heure. Il pourrait donc être judicieux d’informer ses clients en amont de la période fiscale pour les aider à prendre connaissance des documents qui les concernent et qu’ils vont devoir transmettre, afin de limiter les relances au cours de la période fiscale à son apogée.
Depuis 2020, la digitalisation a pris une ampleur fulgurante dans la gestion des dossiers. La période fiscale n’a pas échappé à cette règle. Elle permet d’éviter aux experts-comptables des tâches particulièrement chronophages afin de se concentrer sur le suivi de leurs dossiers clients.
De nombreux outils existent aujourd’hui et de plus en plus d’entreprises digitalisent leur fiscalité.
L’un des éléments essentiels de cette fiscalité est la tenue des comptes sociaux et leur approbation. Bien que l’approbation des comptes sociaux ne soit une obligation que pour les sociétés commerciales, de plus en plus de sociétés civiles intègrent dans leurs statuts cette obligation d’approbation des comptes de façon à garantir une bonne tenue de leurs comptes vis-à-vis des tiers, et notamment de l’administration fiscale.
Cette approbation des comptes annuelle s’effectue au moyen d’une assemblée générale ordinaire.
De plus en plus d’outils permettant de digitaliser sa fiscalité existent. De son côté, Axiocap propose une solution permettant de tenir en ligne une assemblée de la convocation jusqu’à la signature du procès-verbal ; Véritable plateforme collaborative, vous gagnerez du temps, de la sécurité et de la pérennité grâce à la dématérialisation de vos assemblées générales.
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