La rédaction du procès-verbal d’assemblée générale est un point crucial de la tenue des assemblées pour les sociétés. En effet, les sociétés sont légalement obligées de retranscrire les décisions prises lors des assemblées générales (ordinaires, extraordinaires, mixtes) dans un procès-verbal.
La loi précise les obligations relatives à la rédaction du procès-verbal d'assemblée générale et les délais le concernant.
Il convient de distinguer les sociétés anonymes (SA) des sociétés à responsabilité limitée (SARL).
Le Code de commerce prévoit un certain nombre de mentions obligatoires à faire figurer dans le procès-verbal d'assemblée générale. C’est en effet l’article L. 225-114 alinéa 2 du Code de commerce qui dispose que : “Les décisions de l'assemblée doivent être constatées par un procès-verbal dont les mentions sont déterminées par décret en Conseil d'État.”. Ces mentions sont précisées à l’article R. 225-106 alinéas 1 et 2 :
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Un procès-verbal d'assemblée générale doit être dressé dès lors que l’assemblée n’a pas pu délibérer à cause d’un quorum non atteint (article R. 225-107 du Code de commerce). Le respect d’une telle disposition permet de justifier l’envoi d’une seconde convocation simplifiée, suite à un quorum requis non atteint.
Également, lorsque les personnes nommées en qualité de scrutateurs refusent ce rôle, il est conseillé de le mentionner dans le procès-verbal d’assemblée générale.
Enfin, il convient de faire mention, dans le procès-verbal d'assemblée générale, de l’exclusion, pour le calcul du quorum, des actions privées de droit de vote pour certaines résolutions seulement (article R. 225-106 du Code de commerce).
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Le procès-verbal d’assemblée générale doit retranscrire les discussions sur les points et résolutions à l’ordre du jour.
Les actionnaires ont la possibilité de formuler des questions écrites qui sont posées lors de l’assemblée. Quand une telle question a obtenu une réponse, il est nécessaire de les retranscrire car elles font partie du débat, cependant, aucune disposition légale ne l’impose.
Le procès-verbal d’assemblée générale revêt une grande importance puisqu'il constitue la preuve sur laquelle s'appuiera l'associé ou l'actionnaire qui veut établir l'absence de réponse à sa question écrite.
À cet égard, il peut être prudent d'identifier d'une façon ou d'une autre dans le procès-verbal d'assemblée de la société anonyme chacune des questions présentant le même contenu auxquelles a été apportée une réponse commune en application de l'article L. 225-108, alinéa 3 du Code de commerce.
Il résulte de l'article R 225-106, al. 1 du Code de commerce que doivent être reproduites toutes les résolutions soumises au vote des actionnaires, qu'elles aient été adoptées ou rejetées.
En effet, il semble utile de préciser le nombre de voix exprimées à chaque résolution : les voix pour et contre, ainsi que le nombre d'abstentions, si la résolution a été ou doit être adoptée à l'unanimité.
Les procès-verbaux des assemblées générales d'actionnaires de SA doivent être signés par les membres du bureau (C. com. art. R 225-106, al. 1), et donc pas uniquement par le président de séance.
Rien n'interdit de faire, en outre, signer le procès-verbal d’assemblée générale par d'autres personnes, telles que les administrateurs ou les membres du conseil de surveillance présents lors de la réunion, ou encore les commissaires aux comptes, notamment lors de leur désignation.
Les procès-verbaux d’assemblée générale peuvent être signés au moyen d'une signature électronique qui respecte, a minima, les exigences de la signature électronique avancée prévues par l'article 26 du règlement européen du 23 juillet 2014 dit eIDAS. Pour ce faire, ils doivent être datés de façon électronique au moyen d'un horodatage offrant toute garantie de preuve (art. R 225-106, al. 1 et, sur renvoi, art. R 225-22, al. 3 modifiés par décret 2019-1118 du 31-10-2019 du Code de commerce).
La signature électronique avancée au sens du règlement eIDAS doit répondre aux conditions suivantes :
Aucune sanction n'est attachée au défaut de signature.
Pour en savoir plus, consultez notre synthèse sur le régime juridique de la signature électronique.
Aucune disposition légale ou réglementaire ne prévoit de délai pour l'établissement du procès-verbal.
Cette formalité peut donc ne pas intervenir immédiatement après la clôture de l'assemblée, notamment pour permettre la rédaction de cet écrit. Il convient toutefois que ce délai ne soit pas d'une durée telle qu'elle empêche de faire signer le procès-verbal d’assemblée générale et de le faire figurer sur le registre d'assemblée, ou de respecter les prescriptions relatives à la communication des procès-verbaux.
Les assemblées tenues par une SARL doivent être retranscrites dans un procès-verbal de la même manière que pour les SA (article R. 223-24 alinéa 1 du Code de commerce).
Le procès-verbal d'assemblée générale doit comporter les mentions suivantes (C. com. art. R 223-24, al. 1) :
De plus, lorsque certains associés sont des personnes morales, il faut faire apparaître leur dénomination sociale à la place des noms et prénoms des associés. Également, si le nombre de voix est différent du nombre de parts, il est opportun de le mentionner.
Retrouvez notre synthèse juridique sur la rédaction du procès-verbal d'assemblée.
La retranscription des débats se fait de la même manière que pour les SA : il est nécessaire de mentionner les décisions prises, sans analyser pour autant les discussions. Cependant, les associés peuvent demander à ce que leurs observations soient mentionnées dans le procès-verbal.
L’article R. 223-24, al. 1 du Code de commerce prévoit que toutes les résolutions soumises au vote doivent être retranscrites, qu’elles aient été adoptées ou non.
Une mention spéciale reprenant le nombre de voix pour, contre, en incluant les abstentions et les résolutions adoptées à l’unanimité est conseillée. Cela permet ainsi de retranscrire du mieux possible le déroulement du vote lors de l’assemblée.
Les procès-verbaux des assemblées d'associés de SARL doivent être dressés et signés par les gérants ou, le cas échéant, par le président de séance (article R. 223-24 alinéa 3 du Code de commerce).
Par ailleurs, dans les SARL composées d'un petit nombre d'associés, il est fréquent en pratique de faire signer tous les associés présents à la réunion, ce qui permet d'éviter toute contestation ultérieure sur le contenu du procès-verbal d’assemblée générale.
Comme en matière de SA, les procès-verbaux d’assemblée générale peuvent être établis sous forme électronique et doivent alors être signés au moyen d'une signature électronique qui respecte au moins les exigences de la signature électronique avancée.
Cependant, l'absence de signature du procès-verbal d’assemblée générale n'est assortie d'aucune sanction, c’est en effet ce que confirme la décision de la cour d’appel de Bordeaux (CA Bordeaux 14-5-2013 n° 11/03856).
Comme pour les assemblées de SA, il n'est pas prévu de délai pour l'établissement et la signature du procès-verbal d’assemblée générale, qui doivent donc intervenir dans un délai raisonnable. Il reste cependant courant que le procès-verbal soit dressé à la fin de l’assemblée afin que les associés présents puissent le signer directement.
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Vous souhaitez en savoir plus sur les registres d’assemblées dématérialisés, on vous dit tout dans notre article : “Les registres d’assemblée générale dématérialisés”.
Retrouvez également notre synthèse juridique sur le registre des décisions.
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