L’archivage de documents n’est une partie de plaisir pour personne... Et pourtant nous y sommes souvent contraints sur la durée. Pour en savoir plus sur la durée de conservation des documents d’entreprise, consultez notre article. De fait, pour des raisons comptable, fiscales ou plus largement de sécurité juridique, il nous faut prendre du temps pour traiter, classifier et stocker bon nombre de documents, qui souvent prennent beaucoup de place et accessoirement la poussière.
La digitalisation du domaine juridique vient bouleverser le système classique que certains pourraient qualifier d’archaïque en 2023. Dans cet article, nous exposerons donc les avantages et inconvénients de chaque système d’archivage, afin de vous offrir un éclairage sur leurs tenants et aboutissants.
L’archivage électronique, prend peu à peu le pas sur la gestion papier, en permettant la mise en place d’un système informatisé d'acquisition, classement, stockage, archivage des documents. Cette solution technologique en pleine croissance, n’a toutefois pas complètement annihilé la gestion physique.
Apparu au IIIe siècle avant J.C., l’utilisation du papier est une habitude difficile à déloger. Pour cause, le papier est synonyme de sécurité et de tradition.
L'archivage physique présente tout de même des avantages.
En tête de liste, apparaît la pérennité, puisque les documents physiques peuvent être conservés sans limitation de durée. L’accessibilité paraît plus simple en ce que les documents sont tangibles et peuvent être consultés et manipulés à portée de main. Enfin, les documents sont en sécurité ; bien rangés dans nos locaux, la confidentialité paraît assurée.
Les avantages décrits ci-dessus doivent toutefois être nuancés…
L’usage d'archives papier, est-il pour autant désuet aujourd’hui ?
Il le devient progressivement avec l’utilisation grandissante de procédés, tels que la signature électronique, la lettre recommandée électronique et le développement de solutions SaaS de plus en plus innovante ; permettant de gagner du temps et de l’argent. Découvrez en détail la valeur et les différents niveaux de sécurité de la signature électronique, un outil essentiel dans le monde numérique.
Allant de pair avec la digitalisation de nos habitudes, l’archivage électronique présente des avantages indéniables face à l’archivage papier.
L’archivage électronique présente évidemment un gain d'espace physique. Surtout, ce mode permet un accès facile et à distance aux documents, les documents juridiques sont disponibles en quelques clics, quel que soit l'endroit où vous vous trouvez. Les collaborateurs peuvent rechercher, consulter et récupérer des archives en quelques clics, améliorant ainsi la productivité et le travail collaboratif. En somme, la centralisation permet une meilleure réactivité et subséquemment une meilleure performance.
L'archivage électronique réduit les coûts, mais aussi, votre empreinte carbone. En effet, en réduisant la consommation de papier, d'encre, d'énergie, vous contribuez à limiter les émissions de gaz à effet de serre qui liées à la production et au transport de documents papier. La conservation à long terme est plus simple et plus fiable avec l'archivage électronique. Vous pouvez vous assurer que vos documents juridiques sont préservés sans risque de détérioration physique.
L'une des principales préoccupations concernant l’archivage numérique est la sécurité des données et la conformité des documents. A cet effet, le système d’archivage doit remplir certaines caractéristiques pour répondre aux obligations légales et réglementaires :
Soucieux de la sécurité de vos données chez Axiocap nous vous proposons une solution dématérialisée clé en main, répondant à l’intégralité de ces critères.
En effet, notre coffre-fort numérique est un espace de stockage répondant à un haut degré de sécurité destiné à protéger l’intégrité des documents, et à conférer une valeur probante à vos archives numériques grâce à l’usage de l’horodatage et de la blockchain.
De plus, l’ensemble de vos données est stocké sur un serveur souverain situé en France. Ainsi, toute connexion ou tentative de connexion est sauvegardée afin de détecter d’éventuelles utilisations frauduleuses de votre coffre-fort.
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Bien que l'archivage numérique présente de nombreux avantages, il comporte également des inconvénients qu'il est important de prendre en compte. Voici quelques-uns des principaux inconvénients de l'archivage numérique :
Bien qu’elle nous offre facilité au quotidien, nous sommes peu à peu dépendants de la technologie. L'archivage numérique repose fatalement sur des systèmes informatiques, tels que des logiciels. Ainsi, en cas de panne, de dysfonctionnement, l'accès aux archives peut être compromis. Aussi, le passage au numérique nécessite, comme tout changement, un temps d’adaptation et une formation.
Les archives numériques sont vulnérables aux menaces informatiques, telles que les virus, les logiciels malveillants, les piratages et les cyberattaques. La protection des données contre ces menaces nécessite des investissements importants en matière de sécurité informatique. Pour en savoir plus sur les moyens de garantir un stockage en ligne sécurisé des données de votre entreprise, consultez notre article.
La confidentialité et la protection des données sont un enjeu contemporain crucial. L'archivage électronique peut augmenter les risques liés à la confidentialité des données, dans la mesure où elles peuvent être compromises en cas de violation de la sécurité.
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