Le procès-verbal d’assemblée générale est le document officiel attestant des résolutions adoptées par l’assemblée.
Il existe différentes formes d’assemblée générale :
-l'assemblée générale ordinaire (AGO) qui concerne toutes les résolutions ne modifiant pas les statuts : affectation des résultats de la société, approbation des comptes sociaux, etc ;
-l’assemblée générale extraordinaire (AGE) qui traite des décisions ayant pour objet la modification des statuts : transfert du siège social, modification du capital social, dissolution, etc ;
-et l’assemblée générale mixte, au cours de laquelle sont prises des décisions relevant à la fois de l’assemblée générale ordinaire et de l’assemblée générale extraordinaire.
Le procès-verbal d’assemblée générale est un acte sous seing privé, c'est-à-dire qu’il ne nécessite pas le recours à un officier public ministériel, tel qu'un notaire.
Toutefois, dans certaines hypothèses, notamment lors d’opérations immobilières nécessitant des délibérations d'assemblées générales, il peut être nécessaire, voire obligatoire, d'établir des procès-verbaux en la forme d'actes authentiques, c'est-à-dire de recourir à un officier public ministériel.
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En principe, ce sont les membres des organes exécutifs ou les représentants légaux qui doivent dresser les procès-verbaux des assemblées tenues dans leur société. Ainsi en fonction de la forme sociale, la personne chargée de la rédaction du procès-verbal diffère :
Toutefois, très souvent en pratique, la rédaction du procès-verbal est déléguée par l’organe exécutif à une autre personne, qui peut être le secrétaire de la séance de l’assemblée, un salarié de l’entreprise -par exemple un juriste-, ou bien un tiers extérieur qui est légalement compétent, comme un avocat. Dans les petites sociétés, l’expert-comptable assiste en principe aux assemblées générales ordinaires et se charge, ensuite, de la rédaction du procès-verbal.
Pour autant, en procédant à cette délégation, le dirigeant de la société ou l’organe exécutif reste responsable civilement de l’établissement d’un procès-verbal, en bonne et due forme.
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Il n’existe aucune obligation de rédiger le procès-verbal directement après la tenue de l’assemblée. Cependant, il est conseillé de le rédiger peu de temps après la tenue de l’assemblée afin d’éviter toute contestation ultérieure. En pratique, il est fréquent de noter sur un brouillon un bref résumé des débats et des résolutions soumises au vote et de le faire signer par le dirigeant et un des associés, pour limiter le risque de litige postérieur à la réunion.
Aussi, si les décisions qui ont été prises au cours de l’assemblée générale ne sont pas constatées par un procès-verbal légalement rédigé, alors elles peuvent être annulées sur le fondement de ce défaut de constatation.
Enfin, en cas de falsification partielle ou totale du procès-verbal, l’article 441-1 du Code pénal dispose que l’auteur s’expose à la sanction prévue pour le délit de faux en écriture privée, c’est-à-dire à une amende pouvant aller jusqu’à 45 000€ et une peine d’emprisonnement plafonnée à trois ans.
Le contenu du procès-verbal d’assemblée générale ordinaire diffère selon la forme sociale. Toutefois certaines mentions sont obligatoires quel que soit le type de société.
De même, les règles en matière de signature et de paraphe du procès-verbal diffèrent selon la forme sociale de l’entreprise.
Pour toute forme sociale, le procès-verbal d’assemblée générale ordinaire doit mentionner :
En cas de consultation écrite des associés, il doit en être fait mention dans le procès-verbal. De même, les réponses des associés à cette consultation doivent être annexées au procès-verbal.
A ces mentions communes, s’ajoutent des informations spécifiques à chaque forme sociale.
Le procès-verbal d’une SARL doit contenir des mentions complémentaires (article R.223-24 du Code de commerce) :
Aussi, lorsque l’assemblée générale s’est tenue par visioconférence ou par des moyens de télécommunication, tout incident technique qui aurait perturbé sa tenue doit être mentionné.
Dans les SARL, le procès-verbal d’assemblée doit obligatoirement être signé et paraphé par le gérant associé, ou par l’un d’entre eux lorsqu’ils sont plusieurs. Dans l’hypothèse où le gérant unique n’est pas associé de la SARL, sa signature devra être complétée par celle de l’associé occupant les fonctions de président de l’assemblée générale. Enfin toute personne externe ayant participé à l’assemblée en raison de ses fonctions (par exemple, un commissaire aux comptes) peut être invitée à émarger le document.
Le procès-verbal d’une SA, en plus des mentions communes, doit obligatoirement comporter les mentions suivantes (article R.225-106 du Code de commerce) :
L’article R.225-99 du Code de commerce prévoit, comme pour les SARL, que le procès-verbal doit faire mention de tout incident qui aurait entravé la tenue de l’assemblée lorsqu’elle s’est tenue en visioconférence ou par un moyen de télécommunication.
Le procès-verbal d’assemblée d’une SA doit être signé et paraphé par les membres du bureau de celle-ci, c’est à dire : les organes exécutifs, les scrutateurs et le secrétaire du bureau, préalablement, désignés par l’assemblée.
Toutes les mentions précédemment énumérées doivent figurer dans le procès-verbal d’une assemblée tenue au sein d’une SNC.
De plus, dans ce type de société, le procès-verbal doit être signé par chacun des associés présents (Article R. 221-2, alinéa 1 du Code de Commerce). Cette signature du procès-verbal par tous les associés votant à l’assemblée générale ordinaire n’est obligatoire que pour les SNC. Toutefois, elle est recommandée quelle que soit la forme sociale, afin d’éviter d’éventuelles contestations ultérieures.
Le décret n°2019-118 du 31 octobre 2019 permet la tenue dématérialisée du registre spécial regroupant les procès-verbaux d’assemblée. Dans ce cas, les procès-verbaux sont signés au moyen d’une signature électronique avancée, telle que prévue par l’article 26 du règlement (UE) no 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 dit eIDAS.
Le principal avantage d’une une gestion numérique des registres décisionnels et notamment d’assemblée réside dans la simplification des tâches de secrétariat juridique, lesquelles sont souvent chronophages.
En cas d’omissions, ou d’erreurs entrainant une suppression ou rectification du PV, il est possible de procéder à la correction de celui-ci. Toutefois, le droit des sociétés ne prévoit pas de règle spécifique concernant les modalités de correction lorsque l’acte a été établi sous seing privé.
Ainsi, il est d’usage de respecter les règles applicables aux modifications des actes authentiques. Dès lors, les mentions erronées doivent être rayées, et les rectifications apportées doivent figurer dans la marge ou en bas de page. Chaque modification doit être paraphée et le procès-verbal doit à nouveau être signé par les mêmes signataires.
Cependant en cas de litige, le juge, à défaut de règle impérative, pourra se forger sur sa propre appréciation de la régularité des modifications apportées au procès-verbal, sauf si le procès-verbal a été rédigé par un officier ministériel (par exemple, un notaire) et donc correspond à un acte authentique.
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