Associations - Comment tenir votre assemblée générale ?

En raison du caractère lacunaire de la loi du 1er juillet 1901, le régime applicable aux associations est gouverné par le droit des contrats (Civ. 1ère, 1 février 2017, n°16-11.979.)

Le principe est la prééminence des statuts pour régir le fonctionnement de l’association et notamment la tenue ou non d’une AG annuelle pour faire approuver les comptes.

Les statuts peuvent prévoir un délai pour tenir cette réunion ou ne soumettre celle-ci à aucune contrainte de temps par rapport à la date de clôture des comptes. Ces derniers peuvent également distinguer les assemblées générales ordinaires (AGO) des assemblées générales extraordinaires (AGE).

Le plus souvent, les décisions prises en AGO concernent la gestion courante de l’association (approuver les comptes, donner quitus aux dirigeants de leur gestion...) tandis que l’AGE s’oriente davantage dans les décisions qui impliquent une modification statutaire (changement d’objet, de modalités d’adhésion...)

Une rédaction minutieuse des statuts est alors indispensable pour éviter tout conflit a postériori. Toutefois, le règlement intérieur de l’organisme peut venir compléter les statuts notamment en ce qui concernent les règles de quorum ou de majorité.

En sus, lorsque les associations font le choix d’établir des règles, il est nécessaire d’envisager les sanctions en cas de non-respect de la procédure.

Autrement dit, la méconnaissance des dispositions statutaires ne sera sanctionnée seulement si une autre clause le prévoit (Cf infra).

Les associations jouissent donc d’une grande liberté pour organiser leur assemblée générale jusqu’à ce que des règles viennent limiter leur marge de manœuvre. Aussi, certains types d’association sont tenus de planifier une AG annuelle, indépendamment des dispositions statutaires.

Dans certains cas, les associations sont soumises aux règles classiques inhérentes à l’organisation des assemblées générales. Tel est le cas pour :

• L'association reconnue d’utilité publique,
• L'association exerçant une activité économique et dépassant au moins 2 des 3 critères suivants : 50 salariés, 3,1 millions d'euros de chiffre d'affaires ou de ressources, 1,55 millions d'euros de total de bilan (article R612-1 du Code de commerce),
• L’association dont l'un des dirigeants est rémunéré,
• L’association agréée par certains ministères, notamment celui de la Jeunesse et des Sports,
• L’association percevant une subvention publique...

Ainsi, la tenue d’une AG annuelle est obligatoire pour les associations placées dans l’une de ces situations bien que la liberté statutaire demeure de principe pour établir les modalités d’organisation de la réunion.

En principe, la convocation est rédigée et adressée par courrier ou par e-mail aux membres de l’association. Parmi les mentions obligatoires, figurent la dénomination de l’organisme associatif, la date, l’horaire, le lieu et l’ordre du jour de l’assemblée générale.

Là encore, les statuts désignent les modalités de convocation à l’AG : le délai minimum à respecter concernant l’envoi de la convocation aux participants, le mode d’envoi, l’organe responsable de la préparation de celle-ci (le président, la secrétaire etc.), les participants et/ou ceux qui ne peuvent participer à la réunion (ex : les membres ayant adhéré récemment à l’association ou encore ceux qui ne sont pas à jour de leur cotisation.)

Si l’association est dotée d’un commissaire aux comptes, celui-ci doit obligatoirement être convoqué à l’assemblée.

À défaut de précision statutaire, le président, étant revêtu des pouvoirs les plus étendus, devra procéder à la convocation de tous les membres, sans qu’aucun délai ne lui soit imposé. Or, à l’instar des sociétés, il est généralement respecté un délai de 15 jours avant la tenue de la réunion.

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Finalement, le régime des associations est tantôt souple, tantôt rigide, en fonction des dispositions intégrées au sein des statuts.

D’ailleurs, la jurisprudence a récemment mis en évidence l’importance d’établir des sanctions en cas de non-respect des règles statutaires relatives aux convocations. En effet, celle-ci a considéré “qu’en cas de méconnaissance des règles de convocation d’une assemblée générale d’une association, les délibérations litigieuses sont annulées uniquement si les irrégularités constatées sont expressément sanctionnées de nullité par les statuts ou si elles ont eu une incidence sur le déroulement et la sincérité des délibérations” (Civ.1ère, 20 mars 2019, n°18-11.652.)

Ainsi, la violation des règles inhérentes aux convocations va jusqu’à annuler les délibérations adoptées lors de l’assemblée générale. Encore faut-il qu’une disposition statutaire sanctionne ce manquement, sans quoi il n’est pas possible d’envisager la nullité des décisions prises.

À défaut d’encadrement légal, les membres de l’association ont donc tout intérêt à prévoir des sanctions pour méconnaissance des règles statutaires.

Retrouvez la synthèse juridique sur la convocation aux assemblées pour en savoir plus.

Lors de la réunion d’assemblée, il convient de respecter plusieurs étapes selon un ordre chronologique.

À l'instar des sociétés, il faut commencer par faire signer la feuille de présence à tous les participants afin de vérifier si le quorum a valablement été atteint. À défaut, la réunion ne pourra être tenue.

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Ensuite, il est nécessaire d’évoquer l’ensemble des sujets inscrits à l’ordre du jour.

Une fois les délibérations achevées, les participants sont invités à voter les résolutions dont les modalités sont fixées par les statuts (vote à main levée ou bulletin secret ; vote à la majorité simple, absolue, qualifiée ou à l’unanimité...)

S’ensuit la rédaction du procès-verbal à l’issue de la réunion afin de retranscrire les résolutions adoptées ou non et d’y apposer la signature de l’ensemble des membres présents et représentés.

Même si les statuts n'imposent pas la tenue d’un procès-verbal, il est vivement conseillé de l’établir afin de prouver le respect des dispositions statutaires (règles de quorum, majorité etc.) et la légitimité des décisions votées en cas de litige postérieur à l’assemblée.

En cas de décisions qui entrainent la modification des statuts (changement de dénomination, de siège, de direction), le procès-verbal doit être adressé à la préfecture dans les trois mois. Une publication au Journal Officiel des associations est également requise pour rendre la modification opposable aux tiers.

Retrouvez notre article pour tout savoir sur les assemblées générales.

Dès lors que les statuts le prévoient, l'association peut tout à fait organiser, tenir son AG et voter à distance à l’issue de celle-ci ! (Par exemple : 1ère civ., 25 janvier 2017, n°15-25561.)

Toutefois, depuis l’apparition de la Covid-19, l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 autorise les associations à tenir exceptionnellement leur assemblée générale à distance par des moyens de visioconférence, y compris dans l’hypothèse où une clause statutaire imposerait la tenue de l’AG en présentiel. Il reste à savoir si cette faculté sera toujours en vigueur postérieurement au 30 novembre 2020.

Or, de nombreux outils novateurs ont prouvé que la tenue physique des AG, la convocation LRAR, la signature à la main de la feuille de présence et des procès-verbaux semblent être des gestes d’un autre temps.

Dans ces conditions, l’association peut prévoir l'envoi de la convocation par voie électronique dans l’objectif de gagner du temps et d’engendrer moins de dépenses. À cet effet, Axiocap permet la rédaction et l’envoi de votre convocation et de toutes les pièces nécessaires par e-mail à tous les participants, directement depuis la plateforme numérique. Cette convocation a valeur de lettre recommandée électronique.

À l’issue de la réunion, les participants sont invités à voter en ligne (pour, contre, abstention) directement depuis la plateforme en seulement quelques clics !

Mieux ! Le procès-verbal est automatiquement prérempli, prenant en compte les résolutions adoptées. Il ne reste plus qu’à faire signer électroniquement les membres de l’organisme associatif ! Cette signature répond aux conditions exigées pour la signature avancée, telles qu’édictées par le règlement eIDAS.

En prime, un suivi en temps réel de la réception des convocations, des votes émis et des documents signés est disponible sur ce même outil !

Enfin, pour éviter tout risque de perte de vos documents, le procès-verbal est automatiquement intégré dans un registre d’assemblée générale dématérialisé par un moyen d’horodatage.

Il va sans dire que l'épidémie actuelle n’est pas sans conséquence sur l’organisation interne des associations, notamment dans la gestion des assemblées générales. La crise sanitaire, qui a vocation à se prolonger dans le temps, est donc paradoxalement l’occasion idéale de favoriser le recours au numérique afin d’assurer la continuité de ces structures en toutes circonstances !

N’attendez-plus pour modifier les statuts de votre association en faveur d’une gestion en ligne de vos AG !