Assemblée générale en visioconférence : tout savoir pour mieux comprendre !

La société d’aujourd’hui étant centrée autour de la rapidité, de l’efficacité et de la mondialisation, il devient de plus en plus courant pour les entreprises d’opter pour des assemblées générales en visioconférence. Les solutions de dématérialisation des AG permettent en effet de limiter les coûts liés à la location d’un espace dédié à la tenue de l’AG et aux déplacements des participants et de centraliser tous les documents de façon à ce que ces derniers soient accessibles par tous à tout moment. Également, l’option de dématérialisation des AG offre la possibilité à tous les participants de voter en ligne. Ces avantages sont indéniables, et plus que jamais pertinents pour les acteurs économiques d’aujourd’hui. Pour vous renseigner plus amplement sur les avantages de la dématérialisation des assemblées générales, cliquez ici.

Il convient en tout premier lieu de se renseigner sur les dispositions applicables à la forme sociale. Ensuite, il faut se poser la question du niveau de dématérialisation souhaité : il peut y avoir une assemblée en visioconférence sans vote électronique, tout comme il peut y avoir des assemblées en présentiel avec vote électronique. Pour une assemblée entièrement dématérialisée, il faut préalablement choisir un outil de visioconférence adapté à ses besoins, puis choisir un prestataire capable d’assurer la gestion intégrale de votre assemblée générale, y compris les convocations, le vote et la génération du procès-verbal. Pour mieux comprendre le fonctionnement du vote électronique, consultez notre article sur les étapes du vote électronique conforme.  

Depuis que l’ordonnance du 25 mars 2020 a cessé de s’appliquer, ce sont les règles d’avant-COVID-19 qui s’appliquent. Ces règles sont propres à chaque forme de société, en voici un aperçu.  

Pour chacune des formes énoncées ci-dessous, des exceptions existent quant à la possibilité de dématérialiser les assemblées générales. Consultez notre synthèse juridique sur le vote aux assemblées afin d’avoir les détails juridiques liés à la forme de votre société.  

Voici un condensé des règles applicables :  

➟ Société civile (SC) : la loi ne prévoit pas le vote électronique pour les SC. Dans le silence de la loi, les statuts peuvent être modifiés de façon à autoriser le vote électronique ;

➟ Société à responsabilité limitée (SARL) : lorsque les statuts le prévoient, la participation des associés à l'assemblée peut se faire par visioconférence ou par des moyens de télécommunication permettant l'identification des associés ;

➟ Société par actions simplifiée (SAS) : les formes et conditions des décisions collectives sont régies par la liberté statutaire ;

➟ Société anonyme (SA) :  

• Assemblées d’actionnaires : les statuts sont libres de stipuler que les AG se tiendront exclusivement par visioconférence ;
• Réunions du conseil d’administration (CA) : le règlement intérieur du CA peut prévoir la possibilité de délibérer par visioconférence ;
• Conseil de surveillance : le règlement intérieur du conseil de surveillance peut prévoir la possibilité de délibérer par visioconférence.

Ces règles ont été édictées avant l’épidémie du Covid-19, qui a donné lieu à une règlementation temporaire et extrêmement souple concernant la dématérialisation des assemblées générales, puisqu’il n’était alors pas nécessaire que les statuts prévoient cette éventualité. Si nous sommes revenus aux règles qui ont précédé cette période, il reste évident que la volonté du législateur tend à démocratiser cette dématérialisation. C’est donc dans cette logique que les silences de la loi peuvent être amenés à être interprétés, comme dans le cas de la société civile.  

De nombreux outils de visio peuvent être utilisés. Cependant, ces derniers doivent respecter quelques conditions, la plus importante étant que l’outil utilisé doit impérativement permettre l’identification des participants.  

Voici une liste non exhaustive des différents logiciels permettant d’organiser la visioconférence de vos assemblées :

Outre la visioconférence, une solution pour permettre la convocation et le vote en ligne des participants est essentielle.

Pour encore plus de facilité et d’efficacité, la solution Axiocap vous offre la possibilité de dématérialiser vos assemblées générales et présente de nombreux avantages parmi lesquels :  

• Les convocations : vous pouvez envoyer vos convocations en un clic par mail, envoi recommandé électronique (ERE) ou lettre recommandée électronique (LRE) ;

• Feuille de présence : elle est mise à jour au fur et à mesure que les participants la signent et manifestent leur présence à l’assemblée générale ;

• Gestion du quorum : afin de respecter les exigences statutaires de votre société, un quorum peut être rajouté et géré par la plateforme ;

• Gestion des procurations : les procurations peuvent être octroyées par l’organisateur avant le début de l’assemblée ou par le participant lui-même s’il se déclare absent ;

• Vote électronique : les participants ont accès à une plateforme sécurisée leur permettant de voter (pour / s’abstenir / contre) et de générer un justificatif de vote ;

• Procès-verbal (PV) dématérialisé : le PV de votre assemblée générale se génère automatiquement, avec possibilité de l’envoyer pour signature électronique avancée. Le registre des assemblées est ensuite prêt à être exporté !  

Vous avez maintenant tous les outils à disposition pour organiser votre assemblée générale à distance.

Organiser mon assemblée en ligne en ouvrant un compte Axiocap.