Le mandat de représentation ou pouvoir de représentation consiste à permettre à un membre dont la présence lui est impossible de se faire représenter par une autre personne. Ce dernier, c’est-à-dire le mandataire agira au nom de la personne absente en donnant l’avis de celle-ci ou en votant par procuration.
Lorsqu’une personne ne peut assister à une assemblée, celle-ci peut transférer sa présence à un autre membre en lui donnant le pouvoir de le représenter lors de la séance. De fait, celui à qui la mission de représentation incombe est le mandataire et celui qui a donné ce pouvoir est le mandant.
Le représenté confie à un autre membre le soin de voter en son nom.
La désignation du mandataire est libre en règle générale. Cependant, les statuts peuvent fixer des limites et des exceptions telles que les conjoints ou les préposés du mandant.
Le pouvoir de représentation est mis en place lors des assemblées générales (AG) où des sujets primordiaux sont débattus. Afin que l’avis du membre absent soit considéré, celui-ci donne le pouvoir de voter au mandataire. De plus, cette représentation qui permet de pallier l’absence empêche tout blocage des décisions et activités.
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La durée d’un pouvoir d’assemblée est limitée à la séance pour laquelle le mandat de représentation a été rédigé.
En cas d’annulation, ce pouvoir peut être reporté à condition que l’ordre du jour soit le même lors de l’assemblée suivante. Le bureau ou le Conseil d’administration doit estimer si la procuration est toujours valide en fonction du contexte. En cas d’évolution, les procurations peuvent être révoquées.
Cependant, la possibilité d’émettre une procuration pour plusieurs assemblées générales comprenant une durée de validité est envisageable en cas d’absence prolongée d’un membre. De fait, il est possible d’indiquer les sujets pour lesquels le mandataire peut utiliser son pouvoir de représentation.
Selon les formes de société, la représentation peut varier.
a) Dans une société à responsabilité limitée (SARL), la représentation peut être effectuée par :
b) Dans une société en nom collectif (SNC), la représentation peut être effectuée par n’importe qui, le mandat n’a pas de limites.
c) Dans une société anonyme (SA), la représentation peut être effectuée par :
d) Dans une société par actions simplifiées (SAS), la représentation peut être effectuée par n’importe qui en adéquation avec les statuts qui fixent librement les mandataires.
Un certain nombre d’éléments doivent être indiqués afin que le pouvoir soit valable.
Ainsi, le mandat doit mentionner la dénomination de l’association ou de la société, le nom de la personne qui se fait représenter, l’adresse de cette dernière, les pouvoirs conférés au mandataire, puis l’heure, le lieu et la date de la séance.
Suite à cela, le document doit être signé et daté et la pièce d’identité du mandant doit être annexée.
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