Le guide des registres obligatoires dans l’entreprise

Deux registres méritent d’être tenus avec le plus grand soin pour le suivi de votre entreprise :

• Le registre des assemblées générales (AG) ;
• Le registre des mouvements de titres.

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Le registre des assemblées générales

Le registre des assemblées générales (AG) sert à conserver les procès-verbaux (PV) de toutes les délibérations et décisions prises par les associés lors des réunions en AG, par ordre chronologique.

Pour rappel, chaque assemblée générale (AG) doit faire l’objet d’un procès-verbal décrivant les décisions prises. Il doit être coté, paraphé et signé par l’organe compétent. À savoir :

• Le gérant pour une SARL ;
• Les associés pour la SNC ;
• Les membres du bureau pour la SA et la SAS.

Ainsi, le registre comprend l’ensemble des PV dressés à la suite des AG avec les informations suivantes :

• La date et le lieu de la tenue de l’AG ;
• Les noms et prénoms du président de séance ;
• Les noms et prénoms des associés présents et représentés, ainsi que le nombre de titres détenus par chacun d’eux ;
• Les documents soumis à l’assemblée ;
• Le résumé des débats ;
• Les résultats des votes ;
• Les décisions prises au cours de l’AG.

Le registre des assemblées générales peut prendre la forme d’un registre spécial ou de différentes feuilles mobiles numérotées, sans discontinuité et sans page blanche. Il doit être coté (c’est-à-dire numéroter les pages) et paraphé par un juge du tribunal de commerce ou du tribunal judiciaire, ou par le maire de la commune du siège social.  

À noter

Ce registre peut être tenu sous forme électronique depuis le 1er janvier 2020. Les PV sont alors signés par signature électronique. Attention, dans le cadre d’une SAS, les statuts doivent prévoir le format électronique.

Le registre des assemblées générales fait partie des registres obligatoires dans l’entreprise et cela quelle que soit la forme juridique de l’entreprise. Pour les sociétés à associé unique, on parle du registre des décisions de l’associé unique.

Axiocap vous permet d’automatiser la tenue de votre registre des assemblées générales. Vous pourrez le générer rapidement et l’exporter au format PDF. Il sera horodaté au moyen d’une signature électronique avancée.

Ce registre doit être conservé six ans à compter de la date du dernier procès-verbal contenu. Certains organismes peuvent le réclamer en cas de contrôle.

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Le registre des mouvements de titres

Le registre des mouvements de titres constate, par ordre chronologique, l’ensemble des changements dans la propriété des titres et des nantissements de titres. Il concerne toutes les opérations sur le capital social de votre entreprise. Ainsi, un mouvement de titres peut être :  

• Une cession d’actions ;  
• Une donation d’actions ;  
• Un apport d’actions ;  
• Etc.

Le registre doit mentionner certaines informations pour chaque opération dont :

• La date et la nature de l’opération ;
• Les noms, prénoms et adresses de l’ancien et du nouveau titulaire des titres ;
• La valeur nominale (ou le capital social et le nombre de titres représenté par l’ensemble des actions de la même catégorie) et le nombre de titres transférés ;
• Le numéro d’ordre affecté.

Il peut prendre la forme de feuillets identiques. Chaque feuillet est alors réservé à un seul titulaire de titres ou à plusieurs lors d’une copropriété, d’un bail ou d’un démembrement de propriété.

Il doit être coté et paraphé par le greffe du tribunal de commerce.

Le registre des mouvements de titres est un registre obligatoire dans l’entreprise pour les sociétés par actions (les SA et les SAS avec moins de 100 actionnaires par exemple).

Effectuez vos mouvements de titres en ligne grâce à Axiocap ! Vous pourrez générer les ordres de mouvement et cerfa pré-remplis. Chaque mouvement sera enregistré de façon permanente et possèdera une empreinte sur la blockchain.

Bon à savoir
Il existe d’autres registres obligatoires dans l’entreprise comme :

• Les feuilles de présence aux assemblées générales qui doivent être émergées par les actionnaires présents et les mandataires ;
• Le registre des bénéficiaires effectifs pour lister les personnes physiques détenant directement ou indirectement plus de 25 % de la société.

Gérez facilement vos feuilles de présence en respectant l’insertion des mentions obligatoires grâce à l’émargement numérique avec signature électronique proposé par Axiocap !

De nombreux registres relatifs au personnel doivent être mis en place dans votre entreprise dès le premier salarié. On peut citer par exemple :

• Le registre unique du personnel : il liste toutes les personnes qui ont été accueillies dans l’entreprise, par ordre d’arrivée et est tenu à la disposition de l’inspection du travail ;  
• Le document unique d’évaluation des risques : il répertorie les dangers pour la sécurité et la santé des salariés ;
• Le registre de repos hebdomadaire : il constate les horaires de repos des salariés ;
• Le registre du comité social et économique (CSE) (ex registre des délégués du personnel) : il centralise toutes les demandes des membres du CSE à l’employeur ;
• Le registre des questions du CSE : il contient les demandes écrites de la délégation du personnel au CSE et les réponses.

Bon à savoir

Conformément aux dispositions de l’article D1221-27 du Code du travail, Axiocap vous propose de dématérialiser votre registre unique du personnel. Grâce à notre tableau organisant le registre unique du personnel, vous générerez celui-ci au format PDF en quelques clics. C’est également le cas pour le registre CSE !

Selon l’activité et la situation de votre entreprise, les registres relatifs à la sécurité sont différents. Toutefois, les principaux sont :

• Le registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement qui recueille les alertes du représentant du personnel s’il constate un risque grave pour la santé publique ou l’environnement et les alertes des salariés s’ils estiment que l’entreprise utilise des produits représentant un risque grave pour la santé publique ou l’environnement ;  
• Le registre des dangers graves et imminents qui liste les postes de travail concerné par un danger ;
• Le registre de sécurité incendie qui indique la conduite à tenir en cas d’incendie ou d’évacuation ;
• Le registre des contrôles de sécurité qui retranscrit les contrôles et vérifications effectuées en matière d’hygiène et de sécurité au sein de l’entreprise.  

Attention : dès que votre entreprise est en possession de données personnelles, elle doit également tenir un registre des activités de traitement.

Par ailleurs, selon votre secteur d’activité, d’autres registres peuvent être obligatoires.

La tenue de livres comptables est obligatoire pour les entreprises.

Les commerçants, industriels et artisans soumis à un régime réel d’imposition et les sociétés commerciales doivent tenir :  

• Un livre-journal pour enregistrer, de manière chronologique, tous les mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise ;
• Un grand livre pour ventiler les écritures du livre-journal selon le plan comptable ;
• Un livre inventaire pour relever tous les éléments d’actif et de passif de l’entreprise.

Bon à savoir

Les professionnels libéraux au régime de la déclaration contrôlée doivent aussi avoir un livre-journal et un registre des immobilisations et des amortissements comportant la date d’achat et le prix de revient des éléments d’actif affectés à l’activité.

Quant aux micro-entreprises et aux professionnels libéraux relevant du régime déclaratif spécial, ils doivent seulement tenir un livre de recettes. Celui-ci leur sert à enregistrer, chronologiquement, le montant et l’origine de leurs recettes.  

En plus du livre de recettes, les entreprises sous le régime micro-BIC exerçant une activité de vente de marchandises, de fourniture de logements ou de denrées à emporter ou à consommer sur place doivent posséder un livre des achats. Il récapitule le détail des achats.  

Axiocap vous propose une gestion 100 % en ligne de vos registres légaux obligatoires. Tous les registres légaux numérisés sur Axiocap ont pleinement valeur légale.