À l'ère de la numérisation, les logiciels en ligne (Software-as-a-service / SaaS) se déploient en masse pour mieux vous servir. Une multitude de solutions SaaS sont développées pour externaliser efficacement la gestion de diverses tâches.
C'est dans ce contexte que Axiocap se présente comme une solution permettant de dématérialiser vos registres d'entreprise grâce à un coffre-fort numérique collaboratif et sécurisé (CCFN).
Il est important de noter que choisir un service de cloud computing pour héberger vos données ne vous engage pas indéfiniment ! C'est pourquoi la clause de réversibilité des données doit être soigneusement prise en compte dans vos contrats informatiques.
Dans ce contexte, la réversibilité désigne les données qui peuvent ou doivent revenir à leur propriétaire. Il s’agira pour le client qui a confié des prestations à un tiers de récupérer l’ensemble de ses données migrées (alors nécessaires à la réalisation de la prestation). En effet, l’utilisation d’un SaaS présente l’avantage d’être basé sur un cloud, en lieu et place du téléchargement d’un logiciel.
Les données transférées au prestataire sont alors stockées sur un cloud. Ces solutions présentent divers avantages, dont la sécurité des données. Approfondissez le sujet avec notre article sur la cybersécurité en entreprise.
Les données stockées pourront être récupérées si une clause de réversibilité le prévoit au terme du contrat ou en cas de résiliation, notamment pour faute.
Ainsi, intégrer une clause aménageant la réversibilité des données permet une ré internalisation des données par le client ou la reprise de ces données par un tiers.
Ce mécanisme qui apparaît comme relevant de l’évidence est une opération complexe qui soulève de nombreuses difficultés tant pour le client que le prestataire. D’une part, la récupération des données exploitables peut s’avérer difficile pour des clients n’ayant pas les outils nécessaires - se trouvant de fait dans une situation de « dépendance technologique ». D’autre part, la manœuvre peut s’avérer coûteuse, s’apparentant en elle-même à une prestation de services complémentaire. Ces problématiques devront donc être anticipées en amont de la conclusion du contrat.
La clause de réversibilité a pour objet d’aménager la fin du contrat. Ainsi, pour s’assurer d’une transition sereine au terme du contrat, une lecture attentive de celui-ci est de mise. Il faudra alors impérativement s’assurer de l’existence d’une clause envisageant la réversibilité et ses modalités. À défaut, négocier son insertion dans le contrat est indispensable.
Attention ! La seule mention d’une clause envisageant dans le principe la possibilité d’une réversibilité est insuffisante, puisqu’en définitive, elle ne règle aucunement les modalités de celle-ci.
Les clauses lacunaires étant souvent source de contentieux, c’est précisément dans ce cas de figure que la cour d’appel de Pau a pu souligner l’importance de préciser les obligations qui incombent à chaque partie. Dans cette espèce, un prestataire avait restitué les données à son client, néanmoins celles-ci étaient inexploitables par le client ; ce qui a conduit la cour a jugé que la clause « n’était pas de nature à garantir, la réversibilité de données justes, intègres et exploitables en l’état. » (Cour d’appel de Pau, 2ème Chambre, Section 1, Arrêt du 25 novembre 2021, Répertoire général nº 19/03573).
Afin de s’assurer de la possibilité de récupérer efficacement ses données, plusieurs points devront être évalués en amont de la signature du contrat :
Il s’agira principalement, de l’obligation faite au prestataire de restituer les données migrées dans un format ré exploitable. Accessoirement, il est conseillé d’envisager une obligation d’assistance durant la période de réversibilité ou la période de reprise par un tiers.
Pour que les effets du contrat perdurent, il apparaît important d’envisager un délai de préavis avant la cessation de la relation contractuelle ou alors de prévoir la survivance de la clause de réversibilité au terme initial du contrat.
La question de la propriété devra également être abordée. À qui appartiennent les éléments réalisés par le prestataire pendant le projet ? À quel moment le transfert de droits a-t-il lieu, et selon qu’elle modalités ?
Enfin, les modalités du coût de la réversibilité devront être envisagées selon le type de prestation engagée. Le prix sera a minima forfaitaire ou alors déterminable sur la base des volumes traités.
Ce plan, annexé au contrat, servira à décrire les moyens techniques à mettre en œuvre pour assurer la réversibilité. Il servira à encadrer méthodologiquement toutes les étapes de la réversibilité. À titre d'exemple, il pourra être envisagé de détailler :
Chez Axiocap, vous pouvez être assuré d’une réversibilité en toute tranquillité ! En effet, les conditions générales d’utilisation de notre solution prévoient systématiquement une clause de réversibilité vous permettant de ré intégrer sereinement vos données. N’attendez plus et allégez vos processus papier lourds et chronophages dès maintenant grâce à la solution Axiocap.
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