Un registre des associés est un document dans lequel toutes les informations relatives aux opérations effectuées par les associés sont répertoriés dans un ordre chronologique. Chaque associé dispose de son propre feuillet, qui permet ainsi d’obtenir une image claire de l’intégralité des opérations juridiques (acquisitions, cessions et nantissements) qu’il a effectué.
Seules les personnes morales dotées d’associés, telles que les sociétés civiles, à responsabilité limitée, en nom collectif, en commandite simple, peuvent être tenues, légalement et/ou statutairement, d’établir un tel registre.
En effet, ce document juridique résulte principalement de la liberté statutaire. Bien que sa tenue soit visée par le décret n° 78-704 du 3 juillet 1978 et applicable uniquement aux sociétés civiles, toutes les personnes morales dotées d’associés sont en mesure de stipuler l’établissement d’un tel registre dans leurs statuts.
L’article 51 du décret n° 78-704 du 3 juillet 1978 prévoit, pour les sociétés civiles, que : « Lorsqu'un registre des associés est prévu par les statuts, il est tenu au siège de la société et constitué par la réunion, dans l'ordre chronologique de leur établissement, de feuillets identiques utilisés sur une seule face.
Chacun de ces feuillets est réservé à un titulaire de parts sociales à raison de sa propriété ou à plusieurs titulaires à raison de leur copropriété, de leur nue-propriété ou de leur usufruit sur ces parts […].
Ce registre est obligatoirement tenu lorsque les statuts stipulent que la cession des parts sociales peut être rendue opposable à la société par transfert dans ses registres. »
Le registre des associés est obligatoire dans deux cas :
En l’absence de disposition statutaire, aucune disposition légale ou règlementaire ne prévoit l’obligation de tenir un registre des associés.
Pour toutes les autres sociétés composées d’associés (sociétés à responsabilité limitée, en nom collectif, en commandite simple), seuls les statuts peuvent rendre obligatoire la mise en place d’un registre des associés. Aucune disposition légale ou règlementaire ne prévoit la tenue d’un tel registre.
En définitive, que ce soit en matière de société civile, à responsabilité limitée, en nom collectif ou en commandite simple, seuls les statuts peuvent imposer la tenue d’un registre des associés.
L’article 51 du décret précité prévoit les mentions qui doivent être inscrites sur chaque feuillet du registre des associés. La liste énoncée par le législateur n’est pas exhaustive et il est donc possible pour les rédacteurs des statuts d’ajouter toute autre mention jugée utile.
Les mentions répertoriées à l’article 51 peuvent se classer de la manière suivante :
Par exemple, en matière de cession de parts dans une société civile, les statuts peuvent conditionner ladite cession à un agrément des associés ou du gérant. Dans ce cas, le registre des associés doit retranscrire à la fois la date de l’agrément et l’organe qui l’a accordé (assemblée générale extraordinaire, gérant…).
En matière de délai de conservation, aucune disposition légale ne vise expressément le registre des associés, c’est donc le délai de droit commun qui s’applique. L’article 2224 du Code civil dispose que : “Les actions personnelles ou mobilières se prescrivent par cinq ans à compter du jour où le titulaire d'un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l'exercer”. Il est toutefois conseillé de conserver ce type de document au-delà du délai légal. En effet, certaines actions telles que l’action réelle immobilière ou encore l’action en réparation de dommage corporel ont des délais de prescription plus étendus (30 ans ou 10 ans). Également, le fait de conserver le registre des associés plus de 5 ans permettra de préserver une preuve supplémentaire de la véracité de l’opération contestée.
Le registre des associés corrobore la véracité de différents actes qu’il retranscrit. Par exemple, il est judicieux de conserver à la fois l’acte sous seing privé attestant d’une cession de parts et le registre des associés qui contient la retranscription d’une telle opération. En effet, tenir un tel registre est crucial pour une personne morale car cela permet de se doter d’un document juridique à valeur probatoire.
Comme indiqué précédemment, l’établissement d’un tel registre relève de la liberté statutaire. Il convient ainsi de se questionner sur l’existence de sanctions en cas de violation statutaire.
Tout d’abord, l’article 1840 du Code civil prévoit la responsabilité civile des dirigeants qui ne respectent pas les dispositions statutaires. Autrement dit, si le gérant doit tenir un registre des associés car les statuts l’imposent, il est civilement responsable d’un manquement à cette disposition statutaire.
Également, les statuts peuvent expressément prévoir les sanctions en cas de non établissement du registre des associés.
Aucune disposition du décret du 3 juillet 1978 ne prévoit la dématérialisation du registre des associés. Cependant, comme sa tenue est rendue obligatoire par les statuts, ils peuvent également stipuler qu’il pourra ou devra être tenu de manière dématérialisée. En effet, depuis l’entrée en vigueur du décret n° 2019-1118 du 31 octobre 2019, la dématérialisation des registres (d’assemblées, comptables...) s’est révélée très intéressante pour les personnes morales. Elle permet un gain de place et de sécurité des données contenues dans les différents registres.
Par exemple, en matière de registre des mouvements de titres, dématérialiser un tel registre permet d’assurer sa conservation pérenne, sécurisée et confidentielle. En effet, le registre ne sera pas altéré par l’effet du temps, ou par un quelconque incident, et ne sera accessible que par les personnes habilitées.
En définitive, en matière de registre des associés, c’est la liberté statutaire qui prévaut, à la fois pour les sociétés civiles et pour les sociétés à responsabilité limitée, en nom collectif et en commandite simple.
L’établissement d’un registre des associés est possible pour toutes les sociétés composées d’associés (sociétés civiles, à responsabilité limitée, en nom collectif, en commandite simple).
Dans le cas des sociétés civiles, le décret n° 78-704 du 3 juillet 1978 prévoit qu’un registre des associés est obligatoirement tenu :
Concernant les sociétés à responsabilité limitée, en nom collectif et en commandite simple, aucune disposition légale ou règlementaire ne prévoit la tenue de registre des associés. Cependant, la liberté statutaire permet aux rédacteurs des statuts de le rendre obligatoire. Dans ce cas, la société et ses organes auront l’obligation de l’établir.
Le contenu du registre des associés permet à la fois d’obtenir des informations relatives aux associés (identité du cédant, cessionnaire, débiteur…), aux opérations effectuées par l’associé (souscription, apport, nantissement, cession, donation…), aux parts sociales (valeur nominale, quantité souscrite, nantie, cédée…) et aux créanciers (créancier nanti, montant garanti par le nantissement, date du nantissement…) mais également de se prévaloir d’un document juridique à valeur probatoire corroborant les différentes opérations qu’il relate.
