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Comment passer au zéro papier dans une entreprise ?

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dématérialisation
Le remplacement des documents manuscrits par une gestion numérique des données est appelé « dématérialisation » ; Découvrez les avantages pour les entreprises...
5 min
7 Juin. 2021
Laetitia ISSERT - Juriste
Comment passer au zéro papier dans une entreprise ?

L’émergence d’une nouvelle conscience écologique tend vers une politique zéro papier en réduisant l’utilisation de papier dans tous les secteurs et notamment celui de l’entreprise. Ce phénomène de remplacement des documents manuscrits par une gestion numérique des données est appelé « dématérialisation ». La crise du Covid a permis de prendre conscience de l’impact de la surconsommation de papier et d’accélérer la transformation numérique. C’est une politique des « cinq Z » : zéro stock, zéro défaut, zéro panne, zéro délai et zéro papier.  

La législation française apporte des axes d’amélioration pour réduire la consommation papier. En ce sens, la loi Travail El Khomri de 2017 a permis que les bulletins de salaires soient édités au format numérique, et l’article 56 de la loi de finances 2020 rend obligatoire la facturation par voie électronique dans les relations B2B à compter du 1er janvier 2023.

1. La mise en place d’une politique zéro papier en entreprise

Selon l’Agence de l'environnement et de la maîtrise de l'énergie (ADEME), un salarié consomme en moyenne 70 à 95 kilos de papier par an. Il faut donc mettre en place des solutions pour réduire considérablement le papier en entreprise et tendre vers une politique zéro papier.  

a. L’archivage électronique et la mise en place d’un logiciel de gestion électronique des documents (GED)

Pour passer au zéro papier, il est possible de mettre en place un système d’archivage électronique permettant de sauvegarder les documents manuscrits au format numérique, qui peuvent ensuite être transférés sur un logiciel de gestion électronique des documents (GED). Tous les documents sont accessibles aux salariés ce qui permet une meilleure traçabilité des données.

b. Privilégier la signature électronique

Les articles 1366 et 1367 du Code civil prévoient que la signature électronique a la même valeur juridique que la signature manuscrite sous réserve de « l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache ».
A ce titre, ce dispositif permet un véritable gain de temps et une réelle économie de papier puisqu’il n’est plus nécessaire d’imprimer et d’envoyer les documents pour signature, et donc de passer au zéro papier. L’horodatage et la signature électronique garantissent l’intégrité et la fiabilité des données stockées.  

La solution MonJuridique respecte les conditions prévues par le règlement européen eIDAS n°910/2014 du 23 juillet 2014 en matière de signature électronique avec un horodatage électronique qualifié. En ce sens, tous les registres numérisés sur MonJuridique ont une valeur légale.

Découvrez la dématérialisation des registres légaux avec la solution MonJuridique !

c. Le recyclage

Le décret du 10 mars 2016 portant diverses dispositions d'adaptation et de simplification dans le domaine de la prévention et de la gestion des déchets inaugure de nouvelles obligations en matière de tri pour les entreprises. Recycler le papier est devenu une priorité. Actuellement il est difficile de passer entièrement à une politique zéro papier, c’est pourquoi recycler le papier est une alternative écologique.

2. Les avantages du zéro papier en entreprise

La dématérialisation revêt de nombreux avantages. Néanmoins, sa mise en place peut engendrer des difficultés. D’une part, les utilisateurs doivent s’adapter aux outils numériques. D’autre part, cela génère des coûts supplémentaires : la maintenance, l’hébergement, la formation des salariés, et un potentiel risque de perte des données.


a. Un gain de productivité non négligeable

La mise en place d’une politique zéro papier en entreprise permet de réduire considérablement certains coûts comme le papier, l’encre, l’imprimante, l’entretien du matériel, etc. C’est aussi un véritable gain de temps en ce qui concerne les échanges entre les différents collaborateurs, comme le fait que l’envoi d’un email est beaucoup plus rapide qu'une lettre, c’est aussi beaucoup plus simple de rechercher une information sur support numérique. Par conséquent, cela entraine une meilleure satisfaction client en réduisant le temps des échanges et une meilleure productivité des salariés.

b. Une sécurité renforcée pour vos documents

Les documents numériques sont moins vulnérables que ceux en version papier, un des seuls risques majeurs reste la cyberattaque. À l’inverse, les documents papiers sont beaucoup plus soumis aux risques tels que les incendies, vols, inondations, etc.  
En plus d’être plus sécurisés, il est possible de restreindre l’accès de documents à certaines personnes afin de mettre en place une réelle confidentialité des informations.  
Il est donc plus opportun de passer au zéro papier en entreprise.

La solution MonJuridique met à disposition un coffre-fort numérique permettant un stockage sécurisé en France.

c. Une optimisation de l’espace de stockage

Les documents papiers sont encombrants, se détériorent facilement, peuvent se perdre, etc. Il est donc plus judicieux de passer au zéro papier en stockant ses informations papiers sur un support numérique, permettant un gain de place considérable et un meilleur classement des documents en facilitant leur recherche par les salariés.

De plus, pour diminuer le stockage de papier en entreprise il est possible de recourir à la copie conforme. A ce sujet, voici notre article sur Le régime juridique de la copie conforme : peut-on détruire ses registres papiers ?

d. Un geste pour la protection de l’environnement

Le papier est responsable de 40% de la déforestation dans le monde. Par conséquent il est primordial de réduire considérablement la consommation de papier en adoptant des comportements écologiques. Une politique zéro papier permettra à terme de préserver les forêts et les eaux, puisqu’il faut 13 litres d’eau pour fabriquer une feuille de papier et lutter contre l’effet de serre.

3. L'impact du numérique sur l’environnement

La réduction de papier contribue à sauvegarder la planète. Néanmoins le numérique a un effet néfaste sur l’environnement.  
Selon une étude de l’Agence de l'environnement et de la maîtrise de l'énergie (ADEME), l’envoi d’un email avec une pièce jointe de 1 Mo émet 20 grammes de CO2. À titre d’exemple, un Français reçoit en moyenne 936 newsletters par an, ce qui représente plus de 9kg d’émissions de CO2 par an.

En rapportant ceci dans le cadre d’une entreprise de 100 salariés, qui envoient et reçoivent régulièrement des mails (quarante par jour en moyenne), la consommation de carbone est de 13 tonnes par jour.

Le stockage des emails est la principale cause de consommation de carbone. Pour limiter cette émission, il est possible de se désabonner des newsletters, supprimer les mails inutiles, etc.


Conclusion
La mise en place d’une politique zéro papier en entreprise se fera de manière progressive. Chaque personne doit contribuer à la protection de l’environnement en réduisant sa consommation de papier, en utilisant des logiciels de gestion électronique, de signature électronique, en recyclant, etc. De plus, il faut aussi réduire sa consommation numérique en adoptant des gestes éco-responsables.

MonJuridique participe à réduire l’utilisation de papier en entreprise en adoptant un mode de fonctionnement totalement dématérialisé.

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