Le vote électronique conforme : quelles sont les étapes ?

Les associés présents lors des assemblées doivent être en mesure de débattre tout au long de l’assemblée afin de discuter des résolutions à l’ordre du jour. Un tel débat est rendu possible par des moyens de visioconférence, ou de télécommunication. Le Code de commerce permet la tenue d’assemblée générale électronique (article L. 225-107, II, du Code de commerce) dès lors que certaines conditions sont respectées. Notamment, les moyens de télécommunication utilisés doivent permettre, a minima, de transmettre la voix des votants (article R. 225-97 du Code de commerce pour les sociétés anonymes) afin qu’ils puissent débattre aisément.

À la suite des débats, les actionnaires ou associés passent au vote de manière électronique. Concrètement, plusieurs possibilités s'offrent à eux : il est possible de recourir à un boîtier électronique pour effectuer les votes électroniques en ligne, ou encore de voter par le biais d’une plateforme en ligne. La solution proposée par Axiocap est la suivante :

• Etape 1 : les actionnaires ou associés se connectent à partir d’un lien reçu par e-mail ;
• Etape 2 : au moment de la connexion, une authentification leur est demandée via un code d’identification reçu par courriel ;
• Etape 3 : une fois le code renseigné, il leur est demandé de signer électroniquement, cette signature sera par la suite apposée sur la feuille de présence à côté des noms et prénoms des signataires concernés ;
• Etape 4 : après leur authentification, les associés/actionnaires accèdent au document contenant les résolutions et procèdent au vote en sélectionnant, pour chaque résolution, la mention : “Pour”, “Contre” ou “Abstention”.  

Le système de double authentification par adresse e-mail et signature électronique avancée est mis en place afin de garantir l’identité des signataires. Le Code de commerce prévoit en effet que le lien entre la signature et le formulaire de vote doit être garanti (article R.225-77, 3° dudit Code pour les sociétés anonymes).  

Pour en savoir plus, retrouvez notre synthèse juridique sur le vote aux assemblées et réunions.

Parmi les étapes clés de la tenue d’un vote électronique d’assemblée, qu’il soit dématérialisé ou non, la signature de la feuille de présence est essentielle. En effet, elle permet d’attester que le votant a réellement pris part au vote et fait ainsi le lien entre les résolutions, son vote et les résultats. Le procès-verbal sera ainsi opposable à tous les signataires ainsi qu’à la société.  

Axiocap met ainsi en place un système de double authentification permettant de garantir un lien entre le signataire et le votant. Comme indiqué précédemment, afin de pouvoir accéder au document contenant les résolutions, le votant doit renseigner sa signature électronique avancée. C’est celle-ci qui se trouvera à côté de ses noms et prénoms sur la feuille de présence.  

La solution proposée par Axiocap prend en compte la possibilité pour les participants de se faire représenter par des mandataires, dont l’identité sera renseignée sur ladite feuille de présence, dans une colonne réservée aux mandataires.

Une fois les votes finalisés et clôturés, chaque participant est en mesure de télécharger un export PDF de la feuille de présence signée par l’intégralité des participants.

Afin de faciliter l'organisation des votes électroniques lors de vos assemblées générales, nous mettons à votre disposition un modèle de bulletin de vote par correspondance téléchargeable gratuitement.

Avant la mise en place du vote électronique par internet, les résultats étaient connus des votants instantanément. Désormais, avec le vote dématérialisé, l’accès aux résultats est possible dès que tous les participants ont pris part au vote ou dès qu’il est clôturé suite à une date limite.  

Dans la solution proposée par Axiocap, les dirigeants de la société ont la possibilité d’accéder à la progression des votes. En effet, dès qu’un actionnaire ou associé complète son bulletin de vote électronique, ils peuvent voir l'avancée des votes et qui a pris part au vote. Une fois le vote clôturé, un export des résultats est téléchargeable sur la solution.

En définitive, que ce soit pour le vote électronique lors d’une assemblée générale, d’une réunion du directoire ou toute autre assemblée, Axiocap s’occupe de tout et vous permet une dématérialisation complète. Découvrez les nombreux avantages offerts par la solution Axiocap pour vos assemblées et votes en ligne.

Vous souhaitez approfondir le sujet ? Retrouvez notre article sur le vote électronique aux assemblées.