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Le vote électronique conforme : quelles sont les étapes ?

Réglementation
Vote
Retrouvez dans cet article le détail des étapes à respecter pour qu'un vote électronique soit conforme à la réglementation.
3 min
26 Juil. 2021
Raïssa MAMANE - Juriste
Le vote électronique conforme : quelles sont les étapes ?

Le vote électronique par internet est un processus de dématérialisation des prises de décisions aux assemblées (assemblée générale, réunion du conseil d’administration, du directoire...).  En effet, les assemblées peuvent, depuis quelques années, être entièrement dématérialisées, ce qui a pour conséquence de permettre aux actionnaires ou associés de voter directement en ligne une fois que le débat sur les résolutions a eu lieu.

Les étapes du vote électronique en France :

1. Le débat sur les résolutions

Les associés présents lors des assemblées doivent être en mesure de débattre tout au long de l’assemblée afin de discuter des résolutions à l’ordre du jour. Un tel débat est rendu possible par des moyens de visioconférence, ou de télécommunication. Le Code de commerce permet la tenue d’assemblée générale électronique (article L. 225-107, II, du Code de commerce) dès lors que certaines conditions sont respectées. Notamment, les moyens de télécommunication utilisés doivent permettre, a minima, de transmettre la voix des votants (article R. 225-97 du Code de commerce pour les sociétés anonymes) afin qu’ils puissent débattre aisément.

2. Le vote d’assemblée : pour / contre / abstention

À la suite des débats, les actionnaires ou associés passent au vote de manière électronique. Concrètement, plusieurs possibilités s'offrent à eux : il est possible de recourir à un boîtier électronique pour effectuer les votes électroniques en ligne, ou encore de voter par le biais d’une plateforme en ligne. La solution proposée par MonJuridique.infogreffe est la suivante :

  • Etape 1 : les actionnaires ou associés se connectent à partir d’un lien reçu par e-mail ;
  • Etape 2 : au moment de la connexion, une authentification leur est demandée via un code d’identification reçu par courriel ;
  • Etape 3 : une fois le code renseigné, il leur est demandé de signer électroniquement, cette signature sera par la suite apposée sur la feuille de présence à côté des noms et prénoms des signataires concernés ;
  • Etape 4 : après leur authentification, les associés/actionnaires accèdent au document contenant les résolutions et procèdent au vote en sélectionnant, pour chaque résolution, la mention : “Pour”, “Contre” ou “Abstention”.  

Le système de double authentification par adresse e-mail et signature électronique avancée est mis en place afin de garantir l’identité des signataires. Le Code de commerce prévoit en effet que le lien entre la signature et le formulaire de vote doit être garanti (article R.225-77, 3° dudit Code pour les sociétés anonymes).  

3. La signature de la feuille de présence

Parmi les étapes clés de la tenue d’un vote électronique d’assemblée, qu’il soit dématérialisé ou non, la signature de la feuille de présence est essentielle. En effet, elle permet d’attester que le votant a réellement pris part au vote et fait ainsi le lien entre les résolutions, son vote et les résultats. Le procès-verbal sera ainsi opposable à tous les signataires ainsi qu’à la société.  

MonJuridique.infogreffe met ainsi en place un système de double authentification permettant de garantir un lien entre le signataire et le votant. Comme indiqué précédemment, afin de pouvoir accéder au document contenant les résolutions, le votant doit renseigner sa signature électronique avancée. C’est celle-ci qui se trouvera à côté de ses noms et prénoms sur la feuille de présence.  

La solution proposée par MonJuridique.infogreffe prend en compte la possibilité pour les participants de se faire représenter par des mandataires, dont l’identité sera renseignée sur ladite feuille de présence, dans une colonne réservée aux mandataires.

Une fois les votes finalisés et clôturés, chaque participant est en mesure de télécharger un export PDF de la feuille de présence signée par l’intégralité des participants.

4. Les résultats du vote électronique en ligne

Avant la mise en place du vote électronique par internet, les résultats étaient connus des votants instantanément. Désormais, avec le vote dématérialisé, l’accès aux résultats est possible dès que tous les participants ont pris part au vote ou dès qu’il est clôturé suite à une date limite.  

Dans la solution proposée par MonJuridique.infogreffe, les dirigeants de la société ont la possibilité d’accéder à la progression des votes. En effet, dès qu’un actionnaire ou associé complète son bulletin de vote électronique, ils peuvent voir l'avancée des votes et qui a pris part au vote. Une fois le vote clôturé, un export des résultats est téléchargeable sur la solution.

En définitive, que ce soit pour le vote électronique lors d’une assemblée générale, d’une réunion du directoire ou toute autre assemblée, MonJuridique.infogreffe s’occupe de tout et vous permet une dématérialisation complète.

Découvrez tous les avantages offerts par la solution MonJuridique.infogreffe pour vos assemblées et votes en ligne >  

Si vous souhaitez en savoir plus sur le vote électronique pour les sociétés de capitaux non cotées, retrouvez notre article sur le sujet.

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