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Comment bien tenir le registre unique du personnel de sa société ?

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Qu’est-ce qu’un registre du personnel ? Quelle forme doit-il revêtir ? Quelles sont les mentions obligatoires ? On vous dit tout dans cet article...
9 min
11 Avr. 2022
Inès Bensouilah - Juriste
Comment bien tenir le registre unique du personnel de sa société ?

1. Qu’est-ce qu’un registre du personnel ?

Le registre unique du personnel (RUP) plus communément appelé “registre du personnel” est en principe un document qui a généralement la forme d’un livre dans lequel tout chef d’entreprise à l’obligation de répertorier l’ensemble de ses salariés ainsi que l’ensemble des informations les concernant.  

Le registre du personnel constitue donc un instrument de preuve de l’ensemble des salariés travaillant ou ayant déjà travaillé dans l’entreprise.  

En définitive, le registre du personnel joue un rôle important dans l’entreprise puisque ce document atteste de la composition précise du personnel de l’entreprise.  

Bon à savoir : Si votre société comporte plusieurs établissements, vous devez vous assurer qu’un registre unique du personnel soit établi, disponible et à jour au sein de chacun de vos établissements.

Pour quelle raison la tenue d’un registre du personnel est imposée aux employeurs ?

Le législateur a imposé la tenue d’un registre unique du personnel afin de garantir une transparence totale sur le personnel employé dans l’entreprise. Ainsi, l’obligation de mise en œuvre d’un registre unique du personnel permet d’identifier chacun des salariés, de connaître les postes occupés par chacun et de savoir si un salarié a été remplacé ou si un poste a été supprimé.  

La tenue d’un registre du personnel est-elle obligatoire pour tous les employeurs ?

En principe, le registre du personnel est un registre obligatoire qui s’impose à tous les employeurs : tous les employeurs sont tenus de tenir un registre du personnel dès lors qu’ils emploient des salariés dans leur entreprise et ce, dès l’emploi de leur premier salarié.  

Toutefois, il existe deux types d’employeurs qui ne sont pas dans l’obligation de tenir un registre unique du personnel :  

  • Les particuliers employeurs : Par exemple, un particulier qui emploie une aide à domicile ;
  • Les associations.  

Qui est chargé de mettre en œuvre le registre du personnel au sein de l’entreprise ?

La mission de mise en œuvre d’un registre unique du personnel appartient au service des ressources humaines (lorsqu’il y en a un au sein de l’entreprise) ou au chef d’entreprise puisqu’il est supposé connaître l’ensemble de ses employés.  

Qui peut consulter le registre du personnel ?

Le registre unique du personnel doit pouvoir être consulté par les membres du Comité Social et Economique, les fonctionnaires et agents chargés de veiller à l’application du Code du travail et du Code de la sécurité sociale tels que l’inspecteur du travail et les agents de l’URSSAF en application de l’article L.1221-15 du Code du travail.  

2. Le registre unique du personnel doit-il revêtir une forme particulière ?

Quel format le registre du personnel doit- il respecter ?

Le législateur n’a pour le moment pas établi de texte légal afin d’exiger que le registre unique du personnel doive revêtir un format particulier.

En somme, chaque employeur peut librement choisir le support du registre unique du personnel de son entreprise. Il peut aussi bien tenir un registre au format papier qu’au format numérique.  

Dès lors, le choix du format du registre du personnel appartient à chaque employeur.  

Toutefois, le registre doit répondre à une forme particulière puisque les mentions obligatoires du registre unique du personnel doivent y être inscrites de façon indélébile. En d’autres termes, les mentions concernant chaque salarié doivent être inscrites dès leur embauche au sein de l’entreprise.  

Remarque : Chaque nouveau salarié doit immédiatement être inscrit dans le registre unique du personnel. De plus, chaque évènement postérieur à l’embauche du salarié doit également être ajouté dans le registre du personnel au fur et à mesure de leur survenance.  

Bon à savoir : Le registre du personnel doit contenir à la fois les informations concernant les salariés actifs de l’entreprise et celles concernant les salariés inactifs. Chaque nouvelle information ne doit pas se substituer aux anciennes.  

Le registre unique du personnelle peut-il être tenu de façon dématérialisée ?

Le registre unique du personnel de toute forme de société peut parfaitement être tenu de façon dématérialisée car aucune disposition légale n’impose de support particulier pour la tenue du registre unique du personnel.  

Chaque chef d’entreprise employant des salariés a le choix du support de son registre unique du personnel.

Cependant, il convient de respecter quelques règles établies par le législateur. En effet, le législateur donne la possibilité à tout employeur de tenir le registre unique du personnel au format qu’il souhaite et notamment, au format numérique en application de l’article L.1221-14 du Code du travail mais à certaines conditions.

Tout d’abord, il faut que l’employeur soit en mesure d’apporter des garanties de contrôle équivalentes aux garanties de contrôle dont il disposait avant le passage d’un registre unique du personnel papier au registre unique du personnel dématérialisé par application de l’article L.8113-6 du Code du travail. Ainsi, l’employeur doit pouvoir garantir que le registre soit facilement consultable par les autorités et organes cités à l’article L.1221-15 du Code du travail et notamment, les membres du CSE.

L’article L.2315-5 du Code du travail impose d’ailleurs à l’employeur de consulter les membres du CSE avant la mise en œuvre d’un registre unique du personnel au format numérique.  

En outre, le législateur impose que, l’ensemble des mentions du registre unique du personnel qui doivent être inscrites dès l’embauche de chaque nouveau salarié, le soit de façon indélébile en application de l’article L.1221-13 al 2 du Code du travail.

Par ailleurs, la dématérialisation des registres a été reconnue et établie par le décret n°2019 -1118 du 31 Octobre 2019. Dès lors, tout chef d’entreprise peut parfaitement dématérialiser son registre unique du personnel. De plus, le législateur reconnaît que tout écrit électronique a la même valeur probante que l’écrit papier dès lors que la personne à l’origine de cet écrit est aisément identifiable et que l’écrit est établi et conservé dans des conditions qui garantissent son intégrité en application de l’article 1366 du Code civil.  

Chez MonJuridique.infogreffe, nous savons que la tenue du registre unique du personnel au format papier est une tâche fastidieuse et chronophage. C’est pourquoi, notre solution vous permet d’établir votre registre unique du personnel en quelques clics >

3. Quelles sont les mentions obligatoires du registre unique du personnel ?

Les mentions obligatoires et complémentaires  

Aux termes de l’article L.1221-13 al 2 du Code du travail, le registre unique du personnel doit contenir les noms et prénoms des salariés dans l’ordre des embauches.  

Des mentions complémentaires sont également à prévoir soit pour l’ensemble des salariés ou pour certaines catégories uniquement en application de l’article L.1221-13 al 4 du Code du travail.  

Ces indications complémentaires sont prévues par l’article D.1221- 23 du Code du travail :

“1° La nationalité ;
2° La date de naissance ;
3° Le sexe ;
4° L'emploi ;
5° La qualification ;
6° Les dates d'entrée et de sortie de l'établissement ;
7° Lorsqu'une autorisation d'embauche ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d'autorisation ;
8° Pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d'un titre autorisant l'exercice d'une activité salariée, le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail ;
9° Pour les travailleurs titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée, la mention « contrat à durée déterminée » ;
10° Pour les salariés temporaires, la mention « salarié temporaire » ainsi que le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire ;
11° Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs, la mention « mis à disposition par un groupement d'employeurs » ainsi que la dénomination et l'adresse de ce dernier ;
12° Pour les salariés à temps partiel, la mention « salarié à temps partiel » ;
13° Pour les jeunes travailleurs titulaires d'un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, la mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation.”

Bon à savoir : Les informations relatives aux stagiaires de l’entreprise et aux personnes volontaires en service civique accueillies dans l’entreprise doivent être inscrites dans une partie spécifique du registre unique du personnel en application de l’article L.1221-13 al 3 du Code du travail.  

Les mentions rectificatives  

Si le statut d’un salarié de l’entreprise change, ce changement doit faire l’objet d’une mention rectificative.  

Les modifications de contrat ayant entrainé la modification ou la suppression d’une obligation de l’employeur à l’égard du salarié doivent également faire l’objet de rectifications. Par exemple, l’obtention de la nationalité française par un salarié étranger auparavant assujetti à une autorisation de travail entraîne une mention rectificative sur le registre.

Dans un arrêt n°09.40-713 en date du 19 mai 2010, la chambre sociale de la Cour de cassation a estimé que tout changement de statut d’un salarié en cours d’exécution de son contrat devait faire l’objet d’une rectification au sein du registre unique du personnel en application de l’article D.1221-25 du Code du travail et ce, même si, en pratique, les autorités chargées de contrôler la bonne tenue du registre du personnel ne sanctionnent pas l’employeur s'il n’a pas procédé à cette rectification.  

Attention, les rectifications apportées par l’employeur ne doivent pas entraîner la suppression des informations préalablement inscrites dans le registre.  

A retenir : En définitive, l’employeur doit toujours s’assurer que son registre unique du personnel est bien à jour. Lors d’une rectification d’informations dans votre registre unique du personnel, pensez à la dater pour plus de transparence et de clarté.

4. Comment bien remplir son registre unique du personnel ?

Il convient de remplir son registre unique du personnel en fonction du flux d’employés entrant et sortant de l’entreprise.  

Comme évoqué plus haut, l’employeur a l’obligation d’inscrire chacun de ses salariés dans le registre unique du personnel dès l’embauche, dans l’ordre chronologique d’arrivée dans l’entreprise et d’indiquer toutes les mentions obligatoires et complémentaires précitées.

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Des informations fiables et indélébiles

Par ailleurs, les informations inscrites dans le registre du personnel doivent être fiables et inscrites de façon indélébile. Une fois les informations concernant un salarié inscrites, l’employeur ne peut plus les modifier en application de la loi n°97-210 du 11 mars 1997 mise en œuvre par le législateur afin de lutter contre le travail illégal ou travail dissimulé et éviter des fraudes fréquemment constatées.  

Le registre unique du personnel doit répertorier l’ensemble des travailleurs de l’entreprise à savoir les salariés actifs qui correspondent aux salariés travaillant toujours dans l’entreprise et les salariés inactifs qui correspondent aux anciens employés de l’entreprise.  

Le délai de conservation du registre du personnel

Le registre unique du personnel doit être conservé au sein de l’entreprise durant 5 ans au sens de l’article R.1221-26 du Code du travail.  Ce délai commence à courir au jour du départ du salarié ou du stagiaire concerné.

5. Quelles sont les sanctions encourues par l’employeur en l’absence de registre unique du personnel ?

En l’absence de mise en œuvre d’un registre unique du personnel dans l’entreprise, l’employeur peut faire l’objet deux sanctions.  

Le paiement d’une amende

En cas de non tenue du registre unique du personnel, d’une omission d’inscription d’un salarié ou encore en cas d’information incomplète ou d’erreur concernant un salarié, l’employeur est considéré avoir commis une infraction contraventionnelle et devra, à ce titre, payer une amende de IVème classe par salarié oublié ou en cas de manque d’informations concernant ce salarié d’après l’article R.1227-7 du Code du travail.  

En outre, le fait pour un employeur de ne pas présenter le registre unique du personnel de son entreprise à l’inspecteur du travail lors de sa visite de contrôle peut être qualifié de délit d’entrave.

La peine d’emprisonnement

En l’absence de mise en œuvre d’un registre unique du personnel, d’inscription d’un salarié ou d’erreur d’information ou encore d’information incomplète concernant un ou plusieurs salariés de l’entreprise, l’employeur peut être mis en cause pour travail dissimulé ou travail illégal et être condamné à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende en vertu de l’article L.8224-1 du Code du travail. En effet, le seul fait de ne pas inscrire un ou plusieurs salariés dans le registre du personnel peut être qualifié de travail dissimulé.

Bon à savoir : En théorie, l’employeur qui ne présente pas son registre du personnel lors d’un contrôle de l’inspecteur du travail doit être immédiatement sanctionné mais la pratique est tout autre. Généralement, si l’employeur n’est pas en mesure de présenter le registre car il n’en a pas tenu ou parce que ce registre ne se trouvait pas dans les locaux de l’entreprise le jour du contrôle, l’inspecteur du travail rappelle à l’employeur son obligation de tenir un registre du personnel, les mentions que celui-ci doit contenir ainsi que les sanctions qu’il encourt s'il ne le présente pas lors de la prochaine visite de contrôle. Une seconde visite de contrôle pourra être programmée pour la présentation du registre.

Vous souhaitez en savoir plus ? Retrouvez notre article sur les obligations et sanctions des registres sociaux >

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