Le régime juridique de la copie conforme : peut-on détruire ses registres papiers ?

Le régime ancien de la copie conforme accorde une place importante à l’existence ou non de l’original, ce qui influe sur la force probante de la copie.  

Lorsque l’original n’est plus, est instaurée une hiérarchie des copies en fonction de leur nature et de leur autorité. Il y a ainsi trois catégories avec une force probante décroissante :  

• les copies faisant foi (décisions de justice)
• les copies valant commencement de preuve (copies par notaire non anciennes, les copies tirées par un autre que le dépositaire de la minute, et les transcriptions sur les registres publics)
• les copies valant simples renseignements (ex : les copies de copies)

Tous les documents qui n’entrent pas dans ces catégories tombent sous l’empire de l’ancien article 1348 al. 2 du Code civil. Par exception, lorsque l’original n’existe plus et qu’une partie apporte « copie qui en est la reproduction non seulement fidèle mais aussi durable », le document est admis en tant que preuve. Ce sont les juges qui apprécient in concreto ces conditions. Si c’est le cas, ces copies ne sont pas des commencements de preuve par écrit mais font pleinement preuve (Civ. 1ère, 30 mai 2000). La charge de la preuve incombe alors à celui qui produit l’écrit.  

Lorsque l’original subsiste, selon l’ancien article 1334 du Code civil, les copies « ne font foi de ce qui est contenu au titre, dont la représentation peut toujours être exigée ». Dans le cas où l’original ne peut être produit et en présence d’une contestation, la copie perd sa valeur probante (sauf la copie authentique).

Depuis l’ordonnance de 2016, le régime est unifié sous l’article 1379. Celui-ci dispose :  

« La copie fiable a la même force probante que l'original. La fiabilité est laissée à l'appréciation du juge. Néanmoins est réputée fiable la copie exécutoire ou authentique d'un écrit authentique.

Est présumée fiable jusqu'à preuve du contraire toute copie résultant d'une reproduction à l'identique de la forme et du contenu de l'acte, et dont l'intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d'État.

Si l'original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée. »

Ainsi, est insérée une nouvelle notion de copie fiable. Par principe, la copie fiable a la même force probante que l’original, et le juge apprécie souverainement sa fiabilité. Cette notion prévaut, que l’original subsiste ou non. Simplement, s’il subsiste, sa présentation peut toujours être exigée.

Le décret n°2016-1673 du 5 décembre 2016 est venu préciser les conditions de fiabilité des copies. Ainsi, est présumée fiable la copie résultant :  

• soit d'un procédé de reproduction qui entraîne une modification irréversible du support de la copie  
• soit, en cas de reproduction par voie électronique, d'un procédé qui répond aux conditions prévues aux articles 2 à 6 du décret

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Ces articles exigent :

• un procédé de reproduction par voie électronique qui produit des informations liées à la copie et destinées à l’identification de celle-ci, qui précisent le contexte de numérisation, en particulier la date de la copie 

• l’intégrité de la copie doit être attestée par une empreinte électronique qui garantit que toute modification ultérieure de la copie à laquelle est attachée est détectable. Cette condition est présumée remplie par l’usage d’un horodatage qualifié, d’un cachet électronique qualifié, ou d’une signature électronique qualifiée, au sens du règlement européen eIDAS 

• une conservation de la copie dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu, et assurant un traçage des modifications avec génération d’une nouvelle empreinte 

• une conservation des empreintes et traces générées  

• un accès aux dispositifs de reproduction et de conservation faisant l’objet de mesures de sécurité appropriées

Le respect de ces conditions permet d’établir une copie conforme.

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Qu’en est-il lorsque l’original n’est plus ? Si les conditions de fiabilité sont respectées, la solution de l’ancien article 1335 du code civil s’applique : la fiabilité n’est qu’une présomption laissée à l’appréciation souveraine du juge. Seulement, la charge de la preuve est renversée et c’est la partie qui conteste la fiabilité qui devra en rapporter la preuve. Si les conditions de fiabilité ne sont pas respectées, il n’y a aucune présomption de fiabilité.

Retrouvez notre synthèse sur le régime juridique de la copie conforme.

Le nouvel article 1379 simplifie grandement le processus de numérisation des documents juridiques en ce qu’il les sécurise, moyennant le respect des conditions fixées par la loi. Concrètement, le mandataire juridique ou social devra stocker ses copies sur un cloud offrant un horodatage qualifié au sens de l’article 42 du règlement eIDAS, ce qui permet d’assurer l’intégrité du document. Ce document doit par ailleurs être signé avec une signature électronique avancée (RGS 1*).

Retrouvez ici notre article pour savoir quel est le meilleur moyen de garantir un stockage en ligne sécurisé des données de son entreprise.

Ces conditions réunies, le document aura qualité de copie fiable au sens de l’article 1379 et aura la même force probante que l’original. Si l’original demeure, celui-ci pourra être exigé. S’il n’existe plus, la copie signée avec un procédé dit « qualifié » et conservée sur un cloud sécurisé est présumée fiable, charge à la partie adverse de contester et d’en rapporter la preuve.  
Capbloc intègre donc ces deux conditions dans sa solution. En proposant la signature électronique avancée, et le stockage dans un composant coffre-fort numérique (CCFN), vos documents juridiques conserveront leur force probante grâce à leur qualification de copie conforme certifiée.  

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