Comment organiser une assemblée générale ?
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13 sept 2023
De la convocation au procès-verbal, guide pour comprendre le déroulement d'une assemblée générale, simplifier son organisation et sa gestion.
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La reconnaissance légale du coffre-fort numérique est récente. En effet, il a été introduit par la loi pour une République numérique du 7 octobre 2016. Cette consécration légale a été complétée en 2018, par deux décrets :
Plus qu’un simple système d’archivage électronique, le coffre-fort numérique permet de pérenniser l’archivage des documents et de lui donner force probante. Toutefois, cette force probante n’est acquise que si le fournisseur et sa solution respectent les conditions qui encadrent le coffre-fort numérique.
Les dispositions encadrant le coffre-fort numérique sont aujourd’hui codifiées à l’article L. 122-22 du Code de la consommation et à l’article L. 103 du Code des postes et communications électroniques.
Le coffre-fort numérique est une véritable notion juridique, la complétude des éléments définitionnels sont énumérés par l’article L. 103 du Code des postes et communications électroniques.
Ainsi répond à la définition d’un coffre-fort numérique, tout service qui a pour objet :
« 1° La réception, le stockage, la suppression et la transmission de données ou documents électroniques dans des conditions permettant de justifier de leur intégrité et de l'exactitude de leur origine ;
2° La traçabilité des opérations réalisées sur ces documents ou données et la disponibilité de cette traçabilité pour l'utilisateur ;
3° L'identification de l'utilisateur lors de l'accès au service par un moyen d'identification électronique respectant l'article L. 102 ;
4° De garantir l'accès exclusif aux documents électroniques, données de l'utilisateur ou données associées au fonctionnement du service à cet utilisateur, aux tiers autres que le prestataire de service de coffre-fort numérique, explicitement autorisés par l'utilisateur à accéder à ces documents et données et, le cas échéant (…)
5° De donner la possibilité à l'utilisateur de récupérer les documents et les données stockées dans un standard ouvert aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé de données, sauf (…) ».
Dès lors que l’une de ces composantes fait défaut, le service de stockage ne pourra pas être qualifié de coffre-fort numérique.
Il est possible de relever trois types d’archivage électronique différents :
La GED est un type de stockage informatique classique dont l’objectif est de faciliter la communication et l’archive de documents nécessaires à la conduite quotidienne des affaires de l’entreprise. Elle permet de faciliter la manipulation des informations par tous les acteurs de l’entreprise mais elle n’offre aucun gage de conservation intègre et pérenne des documents. En effet, la GED permet la modification des documents et la création de plusieurs versions de ceux-ci.
Le SAE à l’inverse de la GED, n’est pas qu’un système de stockage des données permettant la transmission des données dans l’entreprise. En effet, ce système d’archivage doit remplir certaines caractéristiques pour répondre aux obligations légales et réglementaires :
Le coffre-fort numérique reprend ces mêmes caractéristiques, et constitue donc un outil complémentaire à un SAE. Toutefois, le coffre-fort numérique permet de conserver la valeur probante des documents qui y sont stockés. Cette différence s’explique par la sécurité accrue offerte par le coffre-fort numérique, en raison de son accessibilité qui est limitée à son utilisateur, ou aux personnes dont l’accès a été autorisé par celui-ci.
A ce titre, le décret du 30 mai 2018 prévoit des mesures qui doivent être mises en place afin de répondre à cette garantie de confidentialité :
Ainsi à l’instar d’un coffre-fort classique (c’est-à-dire « physique »), c’est un espace de stockage répondant à un haut degré de sécurité destiné à protéger l’intégrité des documents, et à conférer valeur probante au stockage numérique. Dès lors, tous les documents stockés dans un coffre-fort numérique bénéficieront des mêmes garanties de preuve qu’un document format papier.
Le coffre-fort numérique permet de conserver définitivement le document de façon sécurisée, pérenne et confidentielle, mais il ne permet pas sa gestion courante. Ainsi, le coffre-fort numérique doit souvent être complémentaire d’une solution de gestion électronique de documents.
Face aux solutions de stockage physique et autres solutions d’archivage électronique des documents, le coffre-fort numérique présente des avantages considérables notamment en termes de garanties de sécurité et confidentialité.
Aussi, incontestablement la force probatoire conféré à ce type d’archivage électronique est le principal atout du coffre-fort numérique.
Comme il vient d’être vu, le coffre-fort numérique offre de très hautes garanties sécuritaires. Il est mis à la disposition de son utilisateur, qui ne peut y accéder qu’après identification.
La dématérialisation du stockage des documents de l’entreprise prévient des sinistres imprévisibles tels que les incendies, les vols ou encore des dégâts des eaux. Ainsi, elle permet de s’affranchir de l’archivage papier, et des risques de perte ou de dégradation qu’il comporte
Également, la confidentialité des documents accordée par le cryptage de ces-derniers, ainsi que le contrôle d’accès et la traçabilité des différents accès assurent à l’entreprise, de bénéficier d’une solution de stockage en ligne complètement sécurisée.
Tous les documents importants de la société peuvent être consultés très facilement en seulement quelques clics, depuis n’importe quel endroit. Cette consultation en ligne favorise l’interconnexion au sein de l’entreprise, et avec l’administration.
En finir avec l’archivage papier, c’est synonyme de gain de place pour l’entreprise. L’utilisation d’un coffre-fort numérique permet à l’entreprise de consacrer ses locaux à son activité essentielle, sans avoir à prendre en compte des espaces réservés à l’archivages des documents.
Le coffre-fort numérique fait bénéficier d’un gain de temps considérable, en raison de l’accès aux documents qui est largement simplifié. Cet outil permet notamment à l’entreprise, d’organiser au mieux son archivage de documents, et notamment ceux soumis à des exigences légales de conservation. En effet, de nombreux documents doivent être conservés pendant une durée minimale, sous peine de sanctions. Le coffre-fort numérique est la solution idéale pour regrouper tous ces documents, sans que leur valeur probatoire ne soit impactée par leur dématérialisation.
Par conséquent, ce gain de temps induit une amélioration de la productivité pour l’entreprise qui soustrait une partie de son personnel, à toutes les tâches chronophages d’archivage.
Ainsi, s’équiper d’un coffre-fort numérique permet à l’entreprise de bénéficier de tous ces bienfaits, et d’optimiser son fonctionnement administratif grâce à la gestion électronique des documents.
MonJuridique dispose d’un véritable coffre-fort numérique, édité par eDocGroup et qui est certifié conforme par INFOCERT pour le compte de l'AFNOR. eDocGroup est un prestataire certifié conforme aux Règles de certification NF Logiciel et à la norme ISO/CEI 25051 : 2014.
Ce coffre-fort numérique est également conforme aux Composants Coffre-Fort Numérique (CCFN) de la partie 10 des règles de certification NF Logiciel. En effet, il est certifié NF203 CCFN qui garantit ainsi la conformité de la norme NFZ42-020.
Enfin, eDocGroup en tant que membre de la Fédération des Tiers de Confiance propose une solution de coffre-fort numérique conforme aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur.
L’ensemble des données est stocké sur un serveur souverain situé en France, et toute connexion ou tentative de connexion est sauvegardée afin de détecter d’éventuelles utilisations frauduleuses du coffre-fort. Aussi ce stockage numérique offre toutes les garanties de pérennité et réversibilité requises.
Ainsi, tous les documents stockés dans le coffre-fort numérique disponible sur MonJuridique conservent leur valeur probatoire d’origine.
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