Une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) est une réunion des associés et dirigeants de la société, par définition exceptionnelle, pour prendre des décisions importantes pour la société et ses membres. En raison de son caractère extraordinaire, ce type d’assemblée générale obéit à des règles qui diffèrent de celles applicables aux assemblées générales ordinaires (AGO).
La réunion des associés en AGE, à la différence de l’AGO, n’est pas périodique. Autrement dit, elle n’intervient que dans certains cas et précisément pour toutes les décisions autres que celles liées à la gestion courante de la société.
L’AGE est convoquée notamment pour toutes les décisions qui entraineraient une modification des statuts. Ces assemblées sont soumises à une réglementation plus stricte que les AGO, dès lors qu’elles ont pour conséquence de modifier le pacte social originel.
A titre d’exemples, l’AGE doit être réunie pour les décisions :
S’agissant des personnes pouvant participer à l’assemblée générale extraordinaire, tout associé peut y participer et ce quel que soit le nombre d’action(s) ou de part(s) sociale(s) qu’il possède.
Aussi une clause des statuts qui exclurait un des actionnaires de ces assemblées, doit être réputée non écrite (article 1844 alinéa 1 du Code Civil). La substance de cet article a été repris aussi bien pour les sociétés anonyme (article L225-113 du Code de Commerce) que pour les SARL (article L223-28 du Code de commerce).
D’autres personnes n’ayant pas de droit de vote peuvent être invitées à participer à l’AGE soit en raison de leurs fonctions (commissaire aux comptes ou aux apports, comptable…) ou si elles y présentent un intérêt (par exemple, le représentant des obligataires).
En principe il revient à l’organe dirigeant de procéder à la convocation des associés. L’AGE peut également être convoquée par le conseil d’administration dans une SA, mais elle peut uniquement l’être par le gérant dans une SARL.
Aussi en cas d’inaction, tout associé peut demander en justice la nomination d’un mandataire chargé de convoquer les associés. Dans les SAS, cette demande se fait auprès du Tribunal de commerce dans le ressort duquel se trouve le siège social de la société.
Dans les SCI, la demande doit préalablement être adressée par lettre recommandée au gérant. A défaut de réponse de sa part dans un délai d’un mois, l’associé pourra saisir en référé le président du Tribunal judiciaire du ressort dans lequel se trouve le siège de la SCI, afin d’obtenir la nomination d’un mandataire chargé de convoquer les associés.
Concernant le rythme de tenue des assemblées générales extraordinaires, il dépend essentiellement des dirigeants sociaux et surtout des décisions qui nécessitent des modifications statutaires.
Sur le délai de convocation en lui-même, la loi prévoit dans certain cas un délai minimum qui doit être respecté pour valablement convoquer l’AGE.
En principe, et sauf cas d’urgence absolue, les associés doivent être convoqués par lettre recommandée avec accusé de réception, au moins vingt-et-un jours avant la tenue de l’assemblée générale extraordinaire.
La convocation à l’assemblée générale extraordinaire doit obligatoirement mentionner le lieu, la date et l’heure à laquelle elle sera tenue.
Aussi, cette convocation doit être accompagnée d’un ordre du jour décrivant les délibérations qui seront soumises à l’assemblée. Seules les délibérations décrites dans l’ordre du jour pourront faire l’objet de discussions le jour de l’AGE.
Également un formulaire de procuration doit y être annexé afin qu’un associé puisse se faire représenter.
S’agissant de l’envoi de la convocation, il peut se faire au moyen d’une lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR), ou bien d’une lettre simple comme dans les SARL ou selon certaines dispositions statutaires. Toutefois, la LRAR est fortement conseillée pour des questions probatoires évidentes.
Désormais, les statuts peuvent prévoir que cette convocation sera envoyée via un support électronique.
Axiocap vous offre cette possibilité en permettant d’envoyer, directement depuis la plateforme, la convocation et les pièces annexées, au moyen d’une LRAR électronique. Celle-ci a la même valeur probante que la LRAR format papier, et vous permet de suivre l’avancement des signatures en temps réel. En plus de vous soustraire à l’envoi postal qui représente un coût non négligeable (environ 7€ par LRAR), vous vous économisez des déplacements au bureau de poste !
Retrouvez la synthèse juridique sur la convocation aux assemblées pour en savoir plus.
Tout comme le vote consécutif à une assemblée générale ordinaire, le vote effectué en AGE, pour être valide, doit respecter les règles de quorum et de majorité requises pour ce type d’assemblées.
A titre de rappel, le quorum est le nombre minimal de participants devant être présents ou représentés le jour de l’assemblée. Si le quorum requis n’est pas atteint, il faudra procéder à une nouvelle assemblée et donc convoquer à nouveau les associés. L’assemblée tenue sur seconde convocation obéit à des règles de quorum et de majorité plus souples.
La majorité quant à elle représente le nombre minimal de votes requis en faveur d’une résolution, pour qu’elle soit valablement adoptée.
Le même quorum s’applique aux SA (Article L225-96 du Code de commerce) et SARL (Article L223-30, al 3 du même code) :
Dans les deux cas, la majorité requise pour l’adoption d’une résolution est de deux tiers des votes émis. Les statuts de la SARL et ceux de la SA qui ne fait pas d’appel public à l’épargne, peuvent prévoir des règles de quorum et de majorité différentes. Toutefois, la décision de changement de nationalité d’une SARL doit nécessairement être prise au vote unanime des associés (Article L223-30 al 1 du Code de commerce).
En principe dans les SCI, les décisions peuvent valablement être prises en assemblée générale extraordinaire, à l’unanimité des voix. Les statuts peuvent éventuellement prévoir une majorité plus souple.
Enfin, dans l’hypothèse d’un démembrement portant sur une action ou sur une part sociale, le droit de vote en AGE appartient en principe au nu-propriétaire.
Avec Axiocap vous pouvez maintenir la tenue de vos assemblées, tout en permettant aux associés de procéder au vote en ligne résolution par résolution, depuis un espace sécurisé qui leur est dédié. Ainsi les associés, n’ont plus qu’à émettre leurs votes (pour, contre ou abstention) quant aux résolutions soumises à l’assemblée générale extraordinaire, directement depuis leur téléphone mobile ou ordinateur.
Les décisions débattues lors de l’assemblée doivent être constatées par un procès-verbal, aussi bien dans les SA, que dans les SARL (R.223-24 al 1 du Code de Commerce) et les SCI. Ce procès-verbal est un document très important qui permet d’éviter des litiges ultérieurs et d’attester de la transparence de la société. Ce procès-verbal devra mentionner notamment :
Il doit ensuite être signé par l’ensemble des associés votants, ainsi que par les représentants de la société et éventuellement par les personnes externes qui ont participé à l’assemblée.
Sur Axiocap, vous avez la possibilité de générer un modèle de procès-verbal qui reprend les résolutions soumises au vote en ligne et la mention de leur adoption ou non. Ensuite ce procès-verbal peut directement être envoyé aux associés pour qu’ils procèdent à la signature électronique de celui-ci. Une fois qu’il a été émargé par tous les signataires, il sera automatiquement intégré à votre coffre-fort de documents numérique présent sur votre espace Axiocap.
Mais ce n’est pas tout ! Il est également possible d’intégrer un procès-verbal qui aurait été rédigé depuis un autre logiciel en vue de l’envoyer pour signature électronique, ou un procès-verbal qui aurait été signé à la main afin de le retrouver dans un registre généré depuis Axiocap.
Aussi, les délibérations des AGE ne sont opposables aux tiers, qu’après leur publication au greffe du tribunal et dans un journal d’annonces légal.
Enfin, dès lors que le procès-verbal a été signé il doit être compilé dans un registre dédié à cet effet : un registre d’assemblée générale.
Aujourd’hui, et ce depuis le décret n°2019-1118 du 31 octobre 2019 tous les registres décisionnels prévus par ce même décret, peuvent faire l’objet d’une dématérialisation grâce à la fonction d’horodatage permise par la signature électronique des procès-verbaux. Axiocap propose d’ores et déjà cette génération de registres décisionnels dématérialisés, en conformité avec la réglementation en vigueur.
D’abord, si l'organe dirigeant ne convoque pas les associés de la société à une assemblée générale extraordinaire alors que la situation le nécessite, il s’expose des sanctions. Ces dernières peuvent aller jusqu’à une peine d’emprisonnement de six mois et à une amende de 9000 euros (article L242-10 du Code de commerce pour les SA, L241-5 du Code de commerce pour les SARL). En sus, les représentants de la société peuvent engager leur responsabilité civile en cas de préjudice distinct, c’est à dire subi par les associés (par exemple : cette faute de gestion - défaut de convocation - qui aurait conduit à une insuffisance d’actif).
Ces mêmes sanctions s’appliquent au gérant de SCI en cas d’inexécution de son obligation de convoquer une AGE.
De même, est légalement sanctionné d’un emprisonnement de deux ans et d'une amende de 9000 euros le fait d'empêcher un actionnaire de participer à une assemblée d'actionnaires, ou le fait de se faire accorder, garantir ou promettre des avantages pour voter dans un certain sens ou pour ne pas participer au vote, ainsi que le fait d'accorder, garantir ou promettre ces avantages (article L242-9 du Code de commerce).
Enfin s’agissant de la tenue du registre d’assemblée générale, aucune sanction n’est légalement prévue en cas de mauvaise tenue de celui-ci. Pourtant, dans les faits, il y a une sanction à la mauvaise tenue des registres d’assemblées. En effet, si des erreurs sont présentes dans le registre (page blanche, irrégularité d’un procès-verbal, manque d’originaux …) alors ce dernier ne pourra pas être valablement produit devant un juge en cas de litige. Du moins, il n’aura aucune valeur probante …
Alors simplifiez-vous la tâche et évitez les sanctions, en dématérialisant l’intégralité du processus d’assemblée générale avec Axiocap !
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