La prise de décisions au sein d’une société ou d’une entité juridique passe inévitablement par l’organisation d’une assemblée générale ( AG ) au moins une fois par an. Elle peut être de plusieurs types : assemblée générale ordinaire, extraordinaire ou encore mixte.
Pour en savoir plus sur les différentes formes d’assemblées générales et leur fonctionnement, c'est pas ici >
L’AG va permettre de débattre de certaines décisions de manière collective, elle va donc apporter une légitimité à chaque résolution qui aura obtenu le consensus des associés. Ainsi, la convocation des participants à cette dernière est une étape primordiale dans le processus décisionnel car elle est à l’origine du rassemblement effectif de tous les associés.
Mais comment procéder à la convocation de l’assemblée générale ?
Tout d’abord, il est important de savoir que la convocation à l’assemblée générale est régie par un ensemble de règles spécifiques à respecter. Cependant, les membres de l’organisation peuvent éviter ces difficultés en prévoyant des dispositions particulières toutes autres dans les statuts. Ces dernières qui peuvent concerner la convocation des associés ou encore le déroulement de l’AG devront toutefois être rédigées avec soin, de manière claire et précise.
Plusieurs questions se posent au sujet de la convocation aux assemblées générales :
Quand peut-on convoquer une assemblée générale ?
Qui sont les auteurs et les destinataires de la convocation à l’assemblée générale ?
Quelles sont les règles à respecter pour sa réalisation ? Quel est le contenu de la convocation ?
Autant de questions auxquelles nous allons vous répondre à travers l’étude des différentes modalités de convocation à l’assemblée générale.
Sur cette question, aucune disposition du Code civil n’impose une périodicité de réunion de l’assemblée des associés, c’est aux fondateurs d’édicter des règles spécifiques dans les statuts.
La convocation à l’assemblée générale peut avoir plusieurs motifs :
En effet, l’AGE concerne généralement les décisions les plus importantes qui supposent une modification des dispositions statutaires, comme une augmentation des engagements des associés ou du capital de la société, la modification de la raison sociale etc.
Elle a notamment pour objet l’approbation des comptes annuels, l’entrée d’un nouvel associé ou encore l’approbation des conventions réglementées. Elle peut aussi servir à consentir à l’affectation des résultats (distribution des dividendes, mises en réserve etc.), ou encore à la nomination d’un dirigeant ou d’un commissaire aux comptes.
En règle générale, il convient toujours de se référer aux statuts ou à un éventuel règlement intérieur (pour les associations soumises à la loi de 1901) qui vont permettre de connaître l’organe chargé de la préparation et de l’envoi de la convocation aux participants de l’assemblée générale.
Dans le silence des statuts, il appartient au dirigeant ou au gérant, selon la forme sociale de l’entité juridique en question, de se charger de la convocation.
Ainsi, la convocation à l’assemblée générale en SARL est effectuée par le ou les gérant(s), de manière individuelle ou collective (article L.223-27 al.2 du Code de commerce). De même, en SAS, c’est au président qu’il appartient d’effectuer cette tache.
Il faut faire une distinction entre la personne ou l’organe qui a le pouvoir de décider de l’assemblée générale et celui qui procède à la convocation matérielle des participants.
A titre d’exemple, la forme sociale de la SAS suppose une grande liberté statutaire qui permet d’autoriser d’autres personnes (cas du mandat) à convoquer l’assemblée générale.
La personne qui procède à la convocation peut aussi être un autre organe, tel que le commissaire aux comptes.
Dans les SA, il peut s’agir également du conseil d’administration, du conseil de surveillance ou encore du directoire, s’il y en a un (article L.225-103 du Code de commerce).
En ce qui concerne les associations, au même titre que le président ou le conseil d’administration, le secrétaire général, un bureau ou un adhérent peut très bien convoquer l’assemblée générale si les membres de l’organisme justifient d’un intérêt, d’une urgence ou de la présence de clauses statutaires spécifiques qui le prévoient.
Cependant, il convient de souligner que la décision d’une personne détenant le pouvoir d’autoriser d'autres personnes à convoquer l’AG implique une modification des statuts qui devra être décidée en AGE.
En principe, l’ensemble des associés, actionnaires, membres de la copropriété ou de l’association, doit être convié à participer à l’assemblée générale, y compris les membres ne disposant pas de voix délibérative, car le droit d’assister à l’assemblée participe d’un droit minimal attaché à la qualité de membre.
De surcroît, la présence du commissaire aux comptes est indispensable lors de l’assemblée générale, donc celui-ci doit être également convié dans tous les cas.
Ce droit d’être convié à l’assemblée générale peut toutefois se retrouver restreint à travers des dispositions statutaires ou réglementaires prévoyant un pré requis particulier. Par exemple, l’accès à l’assemblée générale peut être conditionné au paiement d’une cotisation, à l’ancienneté de la personne ou encore à une limite d’âge.
Il est cependant exclu de faire une discrimination entre les participants d’une même catégorie.
Quid des personnes qui ne sont pas membres ?
En principe, l’assemblée générale n’étant pas publique, le bureau a le droit de refuser la présence d’autres personnes non prévues dans les statuts.
Cependant, l’organisme peut décider de donner l’accès à des non-membres à l’AG. Il peut s’agir de partenaires, de salariés ou anciens salariés, de représentants de porteurs de parts ou de représentants des obligataires, d’amis, etc. Ces derniers peuvent être convoqués sans pour autant prendre part au vote, car ils ne possèdent qu’une voix consultative et non-délibérative.
La convocation des participants à l’assemblée générale suppose de respecter les dispositions légales et statutaires relatives aux modes de convocation (a) et aux différents délais de convocation (b).
L’invitation à participer à l’AG peut être transmise à travers différents moyens en fonction de ce qui est prévu dans les dispositions statutaires et réglementaires et, en fonction du type d’entité juridique, de sa taille ou encore, en fonction de ce que prévoient les participants eux-mêmes :
En définitive, sur ce point, plusieurs supports sont autorisés pour procéder à la convocation.
Cependant, il est important de s’assurer que le mode de convocation va permettre d’informer effectivement l’ensemble des participants concernés par la tenue de l’AG.
A ce titre, il est donc fortement recommandé de recourir à la lettre recommandée qui a une valeur probatoire importante en cas de survenance d’un litige ultérieur avec un associé.
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Remarque : L’envoi électronique a un intérêt particulier de nos jours et cela s’est fait ressentir d’autant plus durant la crise du Covid-19, car il permet de procéder rapidement à l’envoi de la convocation à distance. Cette technique facilite la convocation des participants absents, en cas de télétravail ou encore si le participant en question se trouve à l’étranger.
Il est possible d’estimer la date à laquelle la convocation doit être adressée après avoir préalablement fixé la date de l’AG, afin de laisser un délai raisonnable aux participants pour s’y préparer et faire valoir le droit de communication des associés.
L’envoi de la convocation à l’assemblée générale doit respecter les différentes dispositions légales et statutaires.
Il ne s’agit pas de mentions obligatoires dans les statuts, mais il est fortement conseillé d’y prévoir le délai de convocation à l’AG.
Pour les SARL ou les SCI, il faut respecter le délai de convocation légal de 15 jours pour les assemblées ordinaires et de 21 jours pour les assemblées extraordinaires.
De manière exceptionnelle, ce délai peut être réduit à 8 jours si l’AG a pour objet le remplacement d’un gérant décédé d’une SARL.
En ce qui concerne les SAS ou les SNC, il faut se référer aux statuts pour connaître les délais d’envoi de la convocation, d’où l’intérêt de prévoir des délais en amont dans les statuts.
Le délai de la convocation court à partir de la date d’expédition du courrier et non de sa date de réception.
Intérêt du délai : Informer au préalable les associés sur le contenu de l'ordre du jour et les documents relatifs à l’AG joints à la convocation afin qu’ils puissent s’y préparer convenablement.
De cette manière, ils peuvent exercer leur droit pleinement, en ayant connaissance des différentes pièces qui vont leur permettre de se positionner sur les résolutions qui vont être abordées.
De cette façon, les destinataires de la convocation auront la possibilité de demander la communication de certains documents qui auraient été omis.
Bon à savoir : L’absence d’information est susceptible d’entraîner l’annulation de l’assemblée générale.
La convocation à l’assemblée générale doit contenir tous les documents nécessaires au bon déroulement de l’AG et à l’information des participants.
Elle constitue une obligation légale qui doit suivre certaines règles et pour cela, il est important de bien rédiger les dispositions statutaires.
La convocation doit comprendre un certain nombre de mentions obligatoires :
Remarque : De manière exceptionnelle, certaines questions peuvent être abordées en fin de séance lorsqu’il s’agit de sujets mineurs ne nécessitant aucune délibération importante. L’oubli de ces derniers n’aura pas d’impact sur la régularité de la procédure.
Convocation spontanée possible ?
Une convocation spontanée est possible dans les associations à condition que ce ne soit pas expressément interdit dans les statuts ou le règlement intérieur et que l’effectif des membres corresponde au quorum requis.
Si les conditions ne sont pas remplies, une nouvelle convocation à une seconde AG devra être faite dans un délai de 15 jours minimum avant la date de la réunion.
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La convocation peut être annulée en cas d’irrégularités de procédure. Dans ce cas, il convient de rédiger et d’envoyer une nouvelle convocation en veillant à ce qu’elle soit conforme.
Le non-respect de la procédure peut avoir plusieurs causes :
Pour éviter une éventuelle annulation, consultez notre modèle de convocation d’assemblée générale >
Les conséquences découlant d’une irrégularité ou d’une omission dans la convocation d’un ou plusieurs participants sont régies par les règles du droit général qui trouvent application.
Attention ! La non-convocation des associés ou actionnaires à une assemblée générale peut être sanctionnée d’une peine pouvant aller jusqu’à 2 ans d’emprisonnement et d’une amende pouvant atteindre 9 000 euros en fonction du type de sociétés dont il s’agit.
Vous pouvez retrouver ces sanctions dans les dispositions du Code de commerce : l’article L.241-5 applicable aux SARL, l’article L.244-2 pour les SAS et les articles L.242-9 et L.242-10 concernant les SA.
En ce qui concerne les associations, la méconnaissance des règles de convocation peut entraîner l’annulation des délibérations s’il est prévu expressément dans les statuts que ces irrégularités sont sanctionnées de nullité ou si cela a eu une incidence sur le bon déroulement et la sincérité des délibérations (1e Civ, 20 mars 2019, n° 18-11.652).
Enfin, le défaut de convocation du commissaire aux comptes n’entraîne pas la nullité des délibérations de l’assemblée mais la responsabilité du ou des dirigeant(s) de la société qui ne l’auraient pas convoqué. Ils s’exposent à des sanctions pénales importantes correspondant à 2 ans d’emprisonnement et une amende de 30 000 euros (Com, 10 février 2021, n° 18-24-302).
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